Från att ha varit något som främst sparar tid och pengar för företagets CFO kan automatisering idag bli en strategisk investering för hela ekonomiavdelningen.
Traditionellt sett har ekonomiavdelningar använt automatisering för att effektivisera dyra och tidskrävande processer – allt från att stänga ärenden till att hantera rapportering och löner. Men i takt med att automatiseringsprocesser blir mer sofistikerade kan de förbättra dess strategiska position i verksamheten. Genom att kombinera automatisering och annan teknik som exempelvis maskininlärning, kan ekonomiteamet få djupare insikt och planera för de alla de oväntade händelser som 2021 onekligen kommer att bjuda på. Om ekonomichefer ska kunna dra full nytta av automatiseringsfunktionerna måste de dock se bortom siffrorna och fokusera på hur tekniken kan hantera de större problemen inom verksamheten.
En nyligen genomförd undersökning av Workday Adaptive Planning visade att över 40 procent av ekonomichefer säger att de har sett en växande efterfrågan vad gäller snabbare och bättre insikter från såväl intressenter som från chefer inom den egna organisationen. Denna ökande efterfrågan på rapportering och analys i kombination med en ökande volym och komplexitet av data betyder att det är dags för CFO:n att implementera automatisering. Men – för att en sådan satsning ska lyckas måste automatiseringen kombineras med digital teknik för att förändra dynamiken inom ekonomiavdelningen.
Lägg tid och resurser där de behövs
Ekonomiavdelningar lägger idag mycket tid på att söka igenom journalposter, fakturor och annan dokumentation för att manuellt korrigera fel. Maskininlärning kan automatisera detta, till exempel för att på ett smart och enkelt sätt matcha betalningar med fakturor. Maskininlärning kan också användas för att upptäcka fel, förutsäga resultat eller rekommendera förbättringar inom verksamheten, prediktioner som med tiden kommer att bli allt mer exakta i takt med att kapaciteten blir smartare. De nya automatiserade processerna kommer att kunna hjälpa till att behandla och/eller kraftigt påskynda processer som kräver mänsklig insats eller manuell hantering. Genom detta kan ekonomiavdelningen lyfta blicken och använda den tid och energi som tidigare lagts på repetitiva uppgifter för att fokusera på att öka intelligensen. Detta kan göras genom aktiviteter som scenarioplanering, analys av den aktuella affärsprestationen och hur de ska bemöta och hantera nya utmaningar på ett flexibelt sätt.
Progressiva företag som Netflix inser att det alltid finns förbättringar att göra för att spara tid på backoffice-processer. För varje film de producerar, måste Netflix skapa en juridisk enhet och upprätta processer, och det är både finans- samt juridiska team som tar hand om detta. Genom att automatisera uppgifter som manuell datainsamling, verifiering och formatering tar processen några minuter att slutföra istället för timmar. Automatisering har gjort det som traditionellt varit en lång och komplex process till en snabb och smidig installation. Detta tillför värde på flera sätt; både då tid och pengar sparas, men även då teammedlemmarna kan lägga den tid de sparar på exempelvis flexibel planering.
Automatisering är en digital teknik som precis som maskininlärning kan användas för att upptäcka, förutspå eller rekommendera ett specifikt agerande i en transaktion eller en process. Resultatet är intelligenta automatiska processer som frigör resurser.
Reducera finansiella risker
Utöver att spara tid och pengar, gör automatisering det också möjligt för företag att reducera finansiella risker och identifiera bedrägerier. Interna och externa bedrägerier kostar företag flera miljarder varje år. Enligt en global undersökning från PwC uppskattas den totala kostnaden för ekonomisk brottslighet till svindlande 42 miljarder dollar. Ändå bygger nuvarande mekanismer för att minska bedrägerieffekterna vanligtvis på manuella granskningar. Detta innebär att man endast tittar på en bråkdel av de totala betalningarna, och kan liknas med att leta efter en nål i en höstack. Med hjälp av maskininlärning kan betydligt fler fakturor kontrolleras och analyseras och organisationer kan se till att de inte gör dubbla eller felaktiga betalningar och även hanterar risker på lämpligt sätt.
Att se till att regler följs och efterlevs är en kritisk fråga för ekonomichefer, inte minst med tanke på de allt strängare lagarna gällande penningtvätt och finansiering av terroristaktiviteter. Med hjälp av automatisering kan ekonomiteamet minska riskerna för bedrägeri inom verksamheten. Automatisering minskar också risken för mänskliga fel vid insamling av data och när lönespecifikationer skrivs. På samma sätt som automatiserade processer identifierar dubbletter eller bedrägliga betalningar kan de också användas för att identifiera avvikelser eller fel i kalkylark. Enligt en rapport från McKinsey kan ungefär 60 procent av finansverksamheten automatiseras helt eller till största del med teknik som finns på plats redan idag. CFO:n och dennes team kan därmed samla in mer exakta uppgifter och känna sig säkra på att få värdefulla insikter för verksamheten.
Levererar djupa insikter snabbt
Den kanske mest positiva effekten av intelligent automatisering blir ekonomiteamets förmåga att möta den ökade efterfrågan på rapportering i realtid och insikter för smidig, strategisk planering. I takt med att manuella processer blir automatiserade, kommer ekonomiteamen att kunna fokusera på scenarioplanering, riskbedömningar och förutsägbar modellering. Genom djupare insikter kan teamet ge förbättrat beslutsstöd vid viktiga händelser och tillföra större värde genom att driva strategisk förändring och identifiera viktiga områden för investeringar och tillväxt. Även om det finns hopp om att pandemin och dess konsekvenser för företag kommer att avta under 2021, måste ekonomichefer se till att de är beredda på det mesta framöver. Detta gör att det blir i stort sett nödvändigt att anamma intelligent automatisering, inte bara för att spara tid och pengar, utan även för att öka affärsvärdet och vara bättre förbered för att snabbt agera på förändringar – oavsett vad det kommande året har att erbjuda.
