Öka effektiviteten med A2-kontor

Annons

Annons

Ofta när man pratar om aktivitetsbaserat kontor, eller ”A2” som det också kallas, fokuserar man på mjuka värden. Men vinsterna kan bli fler än så. Många företag som gjort smarta kontorslösningar under 2013 har minskat sin kontorsyta med 50 procent – och därmed minskat hyreskostnaderna med 50 procent.

Visst, det medför en del kostnader i att analysera vilka behov just din organisation har. Ni behöver inledningsvis utreda vad er personal faktiskt ägnar sig åt under sin arbetsdag. Utgångspunkten för hur kontoret bör byggas upp skiljer sig självklart åt om ni har en stor säljorganisation eller om de flesta anställda har i uppgift att handla aktier eller skriva rapporter. Men att utreda vad dina anställda ägnar sin arbetsdag åt kan ju också få andra positiva effekter.

öka effektiviteten med A2

Ökad produktivitet och finansiella besparingar
Målet med ett aktivitetsbaserat kontor är att göra finansiella besparingar men också att öka produktiviteten. Genom att ha fler naturliga mötesplatser kan du minska antalet interna mejl och formella möten. Avstånden till cheferna blir kortare samtidigt som samarbetsmöjligheterna ökar, liksom förtroendet hos medarbetarna.

Faktum är att många medarbetare tillbringar väldigt lite arbetstid sittandes vid skrivbordet. Givetvis skiljer det sig åt procentuellt beroende på roll och möjligheter men det är få yrkeskategorier som spenderar mer än 30 procent av sin arbetstid vid skrivbordet.

Även för de yrkeskategorier som tillbringar lite mer tid vid skrivbordet än andra kan det vara relevant att fråga sig: Är det verkligen en optimal plats för alla dina arbetsuppgifter?

Många blandar ihop aktivitetsbaserat kontor med öppet landskap. Öppet landskap är utbrett i Sverige och har vissa fördelar. Framförallt handlar det om att du som CFO kan se till att minska kontorsytan om ni tidigare suttit i egna rum. Det finns emellertid studier som visar att en övergång till öppet landskap kan innebära produktiviteten går ner och att hälsoeffekterna hos personalen försämras.

Positiv förändringsprocess
När det pratas om att förändra arkitekturen kring arbetsplatsen uppstår ofta en del farhågor. Rädslan mynnar ut i frågor från personalen om var man ska hänga bilderna på sina barn, var man ska förvara sina pappershögar och hur man ska klara sig utan sin ergonomiska specialstol.

Sanningen är att dessa saker försvinner; Du får antagligen klara dig med bilder på barnen som bakgrundsbild på din bildskärm. Pappershögar gör sig bra i pappersinsamlingen och i digitalt format.

Dessutom är det betydligt mer ergonomiskt att flytta runt och sitta eller stå vid olika arbetsstationer än att sitta på en fast plats under en hel dag. Kanske rullar du med en pilatesboll dit du väljer att sitta.

En konsekvens av att omorganisera till aktivitetsbaserat kontor är att du antagligen inte kommer att behöva sitta bredvid samma person varje dag. Även för den mest inbitna vanemänniskan är detta ofta en positiv upplevelse. Normalt uppstår även fler tysta rum och mindre samtalsrum där du kan ha ett spontant möte mellan två, tre personer.

Visst finns det arbetsuppgifter som måste kopplas till en viss plats, som exempelvis vissa ekonomiassistentuppgifter och dylikt. Men frågan kvarstår om dessa platser måste finnas och vara fasta, eller om de måste knytas till en viss person.

Det finns många goda tillfällen att omvärdera nuvarande lösning för kontorets arkitektur. Ett bra läge kan vara i samband med uppsägning av befintligt kontrakt för att kunna välja en helt ny lokal som är anpassad till A2.

Men omstruktureringen är inte begränsad till en ny lokal. Det kan vara minst lika bra i ett läge när ni ska expandera avseende antal anställda men befintlig lokal inte räcker till. Eller: varför inte hyra ut en del av lokalen till ett dotterbolag eller annat bolag som andrahandshyresgäst? Det ger också möjligheter att spara pengar under hyrestiden.

Viktigast när du går in den här typen av förändringsprocess är att du tar reda på svaren på så många frågor som möjligt.

Det är också av vikt att fundera på varför ni gör förändringen: Ser ni de ekonomiska fördelarna som en sidoeffekt eller som det huvudsakliga syftet?
Min åsikt är att för få företag förändrar sina kontor under kontraktstiden. Genom att göra om ert kontor oftare kan ni öka arbetsglädjen och bli en mer attraktiv arbetsgivare, som till exempel Google, som enligt rykten förändrar sitt kontor med sexmånadersintervaller.

“Kostnaderna kan hamna på fastighetsägaren”
En viktig lärdom från detta är även att kostnaderna helt eller delvis kan hamna på fastighetsägaren. Inför utgången av ditt kontrakt är det fullt möjligt att få din fastighetsägare att bekosta upprustning eller ombyggnation, oavsett om du tar steget till A2 eller har andra renoveringsplaner.

Kostnaderna för en hygglig renovering startar på 1500 kronor per kvadratmeter. Glöm inte att informera och avtala med hyresvärden om du vill bygga om, annars kan det bli betydligt dyrare ändå.

I ditt hyresavtal står regleringarna för när och hur du ska informera er fastighetsägare, ofta skriftligen.

Om skribenten: Joachim Bozorgnia är vd på fastighetskonsulten Cresnia och gästkrönikör på CFOworld.