Rätt prio

 

David Stjärnholm

David Stiernholm lär vara en av landets få struktörer. Just det, titeln är rättstavad, för han sysslar nämligen med struktur. För ett par år sedan kom hans första bok Klart! – Bli superstrukturerad på 31 dagar! och numera arbetar han som konsult och föredragshållare med inriktning på att hjälpa andra strukturera sitt arbetsliv.

– Låter det tråkigt? Ja, kanske, men poängen med att bli mer strukturerad är att man hinner med sina uppgifter ­snabbare. Och därmed får tid över till annat, säger han.

Nu har han tagit ett annat grepp på dagens arbetsmiljö, och fokuserar på konsten att prioritera i den nya boken Målmedveten – prioritera rätt och säg nej med gott samvete.

– Det har blivit allt vanligare att vår arbetssituation består av en stor mängd varierande uppgifter. Något som visserligen är mer stimulerande än en monoton arbetssituation, men det ställer samtidigt krav på att vi kan prioritera uppgifterna.

Ideliga brandkårsutryckningar
Är man dålig på att prioritera så brukar det leda till att man får göra ideliga brandkårsutryckningar. Det ökar stressen, vilket i sin tur leder till att man presterar – och prioriterar – sämre.

– När vi stressade så är vi mer mottagliga för de ”knep” som andra tar till för att få just sina saker utförda. Knepen kan ha väldigt olika karaktär, allt från att någon försöker vara den som gapar högst eller skriver mejl med versaler och utropstecken till att medarbetare kommer med smicker eller tonar ner arbetsinsatsen som behövs för uppgiften.

Dålig prioriteringsförmåga försämrar också ledarskapet, eftersom en alltför stor del av jobbet kommer att handla om att lösa problem och man kanske blir mer operativ än man skulle önska, menar David ­Stiernholm.

– Det blir alltså mindre utrymme för att arbeta med viktiga strategiska frågor och att vara proaktiv.

Värdera de aktuella arbetsuppgifterna
Så, vad ska man då göra för att förbättra situationen? Jo, till att börja med kan man värdera de aktuella arbetsuppgifterna utifrån hur viktiga de är respektive hur bråttom det är utföra dem.

Då är det givetvis de uppgifter som är både viktiga och bråttom med som man ska prioritera högst. Bland övriga uppgifter är det ytterst lätt att ta sig an de som inte är viktiga men brådskar innan man gör något åt de som tvärtom är viktiga, men inte brådskar.

– Det kan ställa till det. För då riskerar man att de viktiga, men ännu inte brådskande uppgifterna med tiden blir alltmer brådskande – och att de måste hanteras akut, istället för att man kan ta sig an dem i lugn och ro.

Men även om principen i sig är rätt enkel, så kräver den en ordentlig grund för att kunna vara användbar – man måste ha ett sätt att veta vilka uppgifter som är viktiga.

Tar verksamheten närmare målen
I en verksamhet så måste det viktiga vara det som bidrar till att förflytta verksamheten i en viss riktning. Och vilken riktning är det? Jo, den riktning som tar verksamheten närmare målen, säger David Stiernholm.

Han menar att det är alltför många som använder målen på fel sätt.

– Vi jobbar så hårt vi kan och mäter sedan resultatet i efterhand – istället för att använda målen som en prioriteringsgrund. Det skulle öppna nya möjligheter.

Det här innebär alltså var och en ska utgå från verksamhetsmålen för att kunna prioritera sina arbetsuppgifter på bästa sätt. Det fungerar knappast i praktiken, eftersom verksamhetsmålen är svåra att relatera till de vardagliga uppgifterna för många medarbetare.

– Därför måste var och en ha specifika mål, som mätbara och tidsatta. Ett luddigt mål som ”Vi ska ha en leverans i världsklass” hjälper inte medarbetaren att prioritera rätt.

Värjer sig från att sätta mål
Det är rätt vanligt att man värjer sig från att vilja sätta mål, för man tänker ”jag gör så många olika saker”, konstaterar David Stiernholm.

– Då kan man titta på olika sätt att formulera målet. Det första är att bryta ner det övergripande målet, ända ner på medarbetarnivå. Hur ska den enskilda medarbetaren bidra till att nå det övergripande målet?

Ett annat sätt är att fokusera på vad som är kärnan i just den medarbetarens roll. Vad ska han eller hon ha gjort för att kunna tänka ”Nu har jag verkligen gjort ett bra jobb!”?

– Ytterligare en typ av mål är att definiera vilken förbättring som ska ha skett under den kommande perioden.

En annan aspekt när det gäller att bli bättre på att prioritera är att se till att inte ha onödigt många uppgifter att behöva hantera – det vill säga, som det står i bokens titel, att kunna säga nej med gott samvete.

– Har man rätt typ av mål så är det betydligt lättare att säga nej till uppgifter, även när de kommer från en chef. Sedan behöver ett nej inte alltid vara definitivt, men det är många som behöver bli bättre på att tala om när arbetsbördan börjar bli för hög – innan den har blivit ohanterligt hög.

David Stiernholms bok Målmedveten
David Stiernholms bok Målmedveten läs dig att ­prioritera rätt och bli effektivare.