Redovisning är inte bara siffror

Annons

Rollen som redovisningschef har förändrats kraftigt under de senaste 20 åren. Jobbet handlar inte längre bara om siffror. Styrelsen vänder sig alltmer till ekonomiavdelningen för att leverera realtidsanalyser om hälsan hos våra företag och vägledning om framtida tillväxt. Samtidigt har den ökade globaliseringen gjort den ekonomiska förvaltningen mer komplex på grund av multipla valutor och olika regulatoriska regelverk.

Parallellt med att redovisningscheferna möter dessa ökade externa utmaningar och ansvar, finner de att både de själva och deras team begränsas av förlegade, stelbenta ekonomisystem. Det är därför viktigt för ekonomer att undersöka framväxten av moderna system och hur dessa gör ett bättre jobb med att stödja dagens redovisningschefer. Dessutom används termen “molnet” ganska löst på marknaden dessa dagar, och det är viktigt att identifiera vilka egenskaper ett äkta molnbaserat system besitter.

I denna artikel kommer jag berätta vilka fördelar jag har upplevt under de senaste tre åren med ett molnbaserat ekonomisystem jämfört med andra, äldre system som jag har använt under min karriär.

Ett av de största problemen med klassisk ekonomisk förvaltning är att den finansiella, personella respektive operativa datan är utspridd över flera olika system, eller på pappersdokument som lagras i pärmar eller dokumentskåp. Detta gör det nästan omöjligt att konsolidera och förena data för att få fram meningsfulla insikter. Om man ändå försöker sig på något sådant så finns det en reell risk att uppgifterna är föråldrade när man väl sammanställt rapporterna eller att man inte har någon insyn varifrån siffrorna härstammar – vilket gör det svårt för en redovisningschef att ge en aktuell uppdatering om verksamheten.

Ett väl utformat molnbaserat ekonomisystem förenar hela organisationens ekonomi, personal och driftdata i ett enda system, vilket resulterar i en enda källa för uppgifterna. Det bör också erbjuda inbyggd analys, för att göra det möjligt även för icke-tekniska ekonomichefer att borra sig ner och få en inblick i verksamheten baserat på den aktuella, livedata som systemet inhyser. Frånvaron av detta i gamla system har skapat en miljardmarknad för enkla BI-system som läggs ovanpå de gamla ekonomisystemen för att skapa någon slags inblick.

Som ett resultat kan redovisningschefer spendera mindre tid på att leta upp och förena historisk information och istället se fram emot att identifiera trender och områden för verksamhetsförbättringar. Nick Pointon, vice president finance på King Digital Entertainment säger: “Med ett förenat ekonomi- och HR-system kommer vi ha en enda källa för vår kritiska operationella och finansiella information, vilket kommer ge oss större smidighet, snabbhet och effektivitet. ”

Uppgraderingsprojekt för klassiska ekonomisystem är dyra och kan ta mer än ett år att slutföra, och många organisationer tvingas försena dem tills de har tid och resurser för att hantera de störningar som orsakas av en mjukvaruuppgradering. När väl uppgraderingen är klar är det redan dags att börja planera för nästa, vilket gör den tid och de ekonomiska investeringar man just gjort nästan meningslösa.

I jämförelse levererar ett äkta molnbaserat ekonomisystem stora uppdateringar till sina kunder på några timmar, inte månader. Om leverantören verkligen använder en äkta molnbaserad arkitektur, är det också möjligt att leverera en stadig ström av mindre uppdateringar och innovationer vilka förbättrar kundupplevelsen och stödjer nya krav under hela året, så ofta som varje vecka.

Ett molnbaserat ekonomisystem är också bättre lämpat att hantera komplexiteten som uppstår genom globaliseringen. Föreställ dig till exempel konsolideringen av juridiska personer i flera länder som använder olika valutor. I ett klassiskt system kan detta ta månader att slutföra. Många redovisningssystem skulle behöva köra en valutaomvandlingsprocess för att identifiera bruttomarginalen hos alla dessa juridiska personer – en process som inte bara är tidskrävande, utan också kan behöva förlita sig på gamla rapporter med föråldrade uppgifter.

Däremot kan konsolidering av juridiska personer i molnet göras på några minuter om systemet har utformats för att erbjuda konfigurerbara organisationsstrukturer och ett flexibelt processramverk. Möjligheten att lägga till verksamma enheter, att ingå avtal i nya valutor, lägga till nya produkter till intäktskällor och andra förändringar kan genomföras snabbt och kontrolleras noggrant i ett centralt hanterat system.

Dessa är tre tydliga fördelar hos äkta molnbaserade ekonomisystem som redovisningschefer skulle känna igen direkt, men det finns fler.

Enligt min åsikt kommer de flesta ekonomiavdelningar flytta till en molnmiljö. Oavsett vad som slutligen får dem att ta steget, är molnet framtiden för ekonomiavdelningarna.