Rutiner är bra, även om de är dåliga!

Att göra saker på rutin har otvivelaktigt sina fördelar, åtminstone i en konstruerad verklighet som den militära. I den verklighet vi lever i, där omvärlden konstant förändras i ett allt högre tempo, blir invanda rutiner förr eller senare direkt skadliga. För att ett företag ska överleva behövs ständig förnyelse och anpassning. Här finns inget utrymme för falsk trygghet i form av gamla invanda rutiner.

Efter att ha träffat åtskilliga CFO:er under ett antal veckors tid inser jag att de står inför ett vägskäl då den digitala transformationen är ett faktum. Vilka blir kvar i rutinernas trygga värld och vilka vågar förnya sig och utveckla sin roll? En sak är säker, valet får konsekvenser för framtiden.

CFO – Chief Future Officer eller Chief Furniture Officer?
Rubriken är något tillspetsad, men i mina möten blev bilden allt tydligare. Dessa två ytterligheter är i allra högsta grad verklig och skillnaderna på hur de ser på sin egen roll, nu och i framtiden är utan att överdriva milsvid. De framtidsorienterade ser sig själva som en katalysator för mer lönsamma affärer, de som försvarar status-quo agerar som interna kontrollanter. De två ytterligheterna kan för enkelhets skull delas upp i två grupper:

Kontoristen – De personer jag träffat med dessa karaktärsdrag hade ofta ett förflutet från redovisning. Här är rutiner, kontroll och säkerhet viktigare än någonting annat. Rätt ska vara rätt för annars är det fel. Det som inte ryms i månadsbokslutet är ointressant. Kvalitet är synonymt med många manuella kontrollmoment, kontakten med affärssidan och företagets kunder är ytterst begränsad. Och till synes oönskad.

Så här sa en CFO på ett stort svenskt förlag:

– Egentligen gillar jag inte ens kunder, de skapar bara problem för mig!
Något jag inte hade förväntat mig att få höra av en person i en ledande position med plats i ledningsgruppen. Han fortsatte:

– Min roll internt blir ofta att se till att det inte hittas på allt för många tokigheter, jag blir en show stopper och det gillas ju inte alltid. Men det är så det är att vara CFO, det handlar mycket om att säga nej.

Den här gruppen kommer få det ­knepigt. När dessa personer tillåts bestämma ­kommer innovation, ny teknik och nya arbetssätt alltid vara ett okontrollerbart hot. Ekot från min militärtjänstgöring gör sig återigen påmind – rutiner är bra, även om de är dåliga.

Digitalisten – Något oväntat (åtminstone för en icke-ekonom som jag själv), hade flertalet av de personer jag träffade och som passar väl in i den här gruppen en bakgrund inom revision. Den enda förklaring jag kan se som rimlig är vanan i att granska och ifrågasätta. Den förmågan är ett måste för den innovativa affärsinriktade CFO:n.

Bland dessa personer är automatisering och digitalisering välkommet av flera skäl. En CFO på en branschledande aktör inom byggindustrin uttryckte sig så här:

– Allt som kan automatiseras ska automatiseras av två skäl; dels för att det i sig säkerställer att inga fel uppstår, när väl tekniken fungerar så blir det inga fel till skillnad mot när en person ska sköta det. Dels skapas det utrymme för mig att arbeta med andra typer av frågor som ligger närmare själva affären.”
Flera av den här typen av moderna CFO:er uttryckte på olika sätt att de vill maximera företagets konkurrenskraft. De vill och de söker sig aktivt till en roll där de jobbar närmare affären och förser organisationen med kvalitativa beslutsunderlag.

Att förändra kräver vilja. Att förändras kräver mod!
Att det finns delar av en yrkeskår som kan ses som mer traditionell och försiktig än de som är tidigt ute med det mesta och gärna testar ny teknik förstår jag. På den punkten tror jag inte just den här yrkesgruppen skiljer sig från någon annan. Däremot har jag svårt att tro att det finns någon annan yrkesgrupp där skillnaden på hur man arbetar och ser på sin roll är så enormt stor.

”Den ena gruppen har låst in sig i pärmförrådet och slängt nyckeln, den andra har öppnat dörren till förnyelse och ­digitalisering.”

Inom mitt eget gebit, marknadsföring, finns det givetvis också skillnader mellan de som är tidigt ute med allt nytt och de som är mer avvaktande. Inget konstigt i sig, men jag lovar att ingen viftar bort digitalisering och förändrade konsumtionsmönster som något de inte behöver bry sig om. Om alla gillar det är en annan sak…

De CFO:er jag träffat är givetvis inte representativa för hela yrkeskåren, det vet jag. Men det är tillräckligt många för att mönstret ska bli tydligt. Digitaliseringen påverkar alla företag och alla funktioner på ett företag och det inser såklart landets alla CFO:er. Så frågan är, vem väljer att ta en aktiv roll i processen och vilka väljer att ta kallduschen när den kommer?

För en ekonomifunktion är inte digitaliseringen något som tränger sig på och gör sig påmind varje dag (än så länge). Därför sker inte heller någon naturlig förskjutning och då intas istället allt som oftast en passiv avvaktande ställning.

Ser du en revolution eller evolution?
I marknadsföringsvärlden som jag är van vid kommer förändringstrycket från kunderna. Nya medievanor och nya köpbeteenden ändras konstant och så också förutsättningarna för att lyckas. Den yttre pådrivande faktorn till ständig förnyelse finns inte hos en ekonomifunktion, vare sig inifrån eller från externt håll.

Självklart har företagsledningen emellan­åt krävt nya typer av rapporter och säkerligen har en och annan effektivitetshöjande åtgärd beordrats. Externt har möjligen banken och företagets revisorer emellanåt ställt krav som tvingat fram en anpassning.

”Den skyddade tillvaron där villkoren för förnyelse dikterades på egen hand är förbi. Kraven på öppenhet och tillgänglighet ­kommer öka i rask takt både internt och från kunderna.”

Internt kommer ledningen kräva databaserade beslutsunderlag i realtid. Vi kommer se hur rapportering går från något som görs i Excel långt i efterhand, till att arbeta i dashboard-vyer där data från hela verksamheten kan analyseras samtidigt. Övriga organisationen kommer förvänta sig ett stöd i form av riskeliminering och kvalitetssäkring. Det innebär en omställning till ett mycket mer proaktivt arbetssätt än vad vi ser idag.

Framtiden CFO

Högre krav på flexibilitet och tillgänglighet
Externt kommer kunderna ställa högre krav på flexibilitet och tillgänglighet. Framtidens vinnande bolag visar i allt de gör att de är kundorienterade och att de värnar om goda relationer i alla skeden. Tydligt är också att transparens och öppenhet är faktorer som blir allt viktigare för kunderna när vi väljer vilka vi gör affärer med. De framgångsrika företagen kommer vara öppna och tillgängliga, inte för digitaliseringen i sig, utan för att kunderna förväntar sig det.

Den enda vägen till kundlojalitet består i att kunderna väljer ditt företag!
Därför är er förmåga till förnyelse med hjälp av digitaliseringen, avgörande viktig för hela organisationen på ett företag. Inte minst för en CFO och företagets ekonomifunktion.

Slutligen, ett råd i all välmening. Se inte den digitala transformationen som en revolution som över en natt raserar allt som varit, så drastiskt är det inte. Betrakta den istället som en naturlig evolution, det gör det lättare att närma sig utmaningen på ett positivt sätt.