Så årsredovisar du framgångsrikt

Annons

För att nå dit har det krävts hårt arbete, stort engagemang och teamarbete. Här är några tips för hur du årsredovisar framgångsrikt. Det är lite som att tänka som en idrottsman. Du har målet i sikte, planen för att nå dit sätts tidigt och tillsammans med teamet ska du nå pallplatsen. När vi på allvar började jobba för att förbättra årsredovisningen fanns vi inte ens med på listan. När vi hamnade på 14:e plats blev vi glada men målet var långt högre än så. Stegvis har vi utvecklat ett sätt att jobba och en av de viktiga delarna i den här processen har visat sig vara en så kallad skrivarstuga där vi lägger grunden för vårt arbete. Det är målmedvetet arbete som ligger bakom att Atrium Ljungberg till sist fått ett flertal utmärkelser för sin årsredovisning.

Processen börjar med en utvärdering några veckor efter att årsredovisningen har släppts. Då går vi igenom vad som var bra, vad som gått smidigt och vad vi kan förbättra.  I juni samlas sen hela teamet, det vill säga de sju personer som utgör kärnan bakom allt arbete, för en ny uppstart. Alla har sina specialiteter bland annat inom ekonomi, kommunikation, hållbarhet, finans och analys.

Viktigaste pusselbiten
Men den kanske viktigaste pusselbiten faller på plats i september. Det är då vi har den så kallade skrivarstugan. Det är här som kreativiteten och teamkänslan sätts på plats.

Skrivarstugans plats varierar från gång till gång. I regel brukar det handla om ett konferensställe där man kan få inspiration och bara fokusera på att skriva och skapa. Här är det högt i tak. Alla får och måste säga sin mening och komma med idéer. Det gäller att ha trevligt ihop och att man respekterar varandra. Alla i teamet har något som de är bra på, de har sitt specialområde och ansvarar för det. Alla respekterar detta.

Redan nu sätts tydliga mål och strategin för att nå dit. Vi väljer ett kommunikativt tema, som ska gå hand i hand med varumärkesstrategin och våra övergripande budskap. När vi valt tema kommer detta att genomsyra hela årsredovisningen som en röd tråd.

Nu sätts även tidplanen och den är viktig att hålla. Årsredovisningen kommer att finnas med oss under hela året. För att inte hamna i tidsbrist är det viktigt att man följer planen och håller deadlines. På så sätt kan alla vara lediga under julen.

Måste lyftas
På skrivarstugan går vi också igenom vilka delar som måste lyftas upp extra mycket. Har det hänt eller kommer det att hända saker som vi behöver lyfta fram mer? Vilka trender finns på marknaden? Allt eftersom texterna växer fram läser vi varandras texter, rättar till rubriker, vi bollar idéer och vi stretchar målen.

I mitten av november skickas första texterna till byrån. De måste nu få grepp om omfånget. I det här läget gäller det också att ha ett bra system att jobba i. Det kommer att bli ett antal omskrivningar och omformuleringar under processen.

Det är viktigt att hitta ett bra system, där det går lätt att ändra i texter. Vi har valt att arbeta med CtrlPrint som är en it-tjänst som underlättar produktionen av formgivna finansiella rapporter. Detta för att få struktur, möjlighet att lätt göra ändringar och känna oss trygga med att det är säkert från intrång. Säkerhetsaspekten är viktig eftersom det handlar om kurspåverkande information. Tekniken måste dessutom fungera under hela processen och om något skulle hända måste man snabbt kunna få hjälp.

I mitten av december är huvuddelen av texterna klar. Inga omfattande saker ändras efter det datumet.

Lyssna på andra, var pragmatisk och tro på dig själv. En del är bra på att hitta stavfel andra är specialister på olika områden. Genom att låta personer utanför kärnteamet läsa delar av årsredovisningen kan man få med olika synvinklar och bra feedback.

Lyssna på andra 
Det är lätt att bli hemmablind och det måste man vara medveten om. Därför är det jätteviktigt att lyssna på andra. Samtidigt måste man tro på sig själv. Vi i teamet har goda kunskaper om hela verksamheten och vi måste också våga ta egna beslut. När vi närmar oss slutspurten är det bra att ha en person som vi tidigt gett vetorätt, och som kan ta slutgiltiga beslut när det väl gäller. Årsredovisningen måste trots allt bli klar i tid.

Och när styrelsen får det kompletta exemplaret i februari är det inga stora saker som ändras. När årsredovisningen väl släppts så firar vi, en kväll, innan vi tar tag i den engelska versionen. Snart är det hög tid att börja utvärderingen igen.

Grunden till framgång är samverkan ­mellan olika avdelningar och personer i bolaget, teamarbete, förtroende, respekt, högt i tak, att lyssna men också att våga ta beslut själv.  Det är också viktigt att ha ett gott samarbete med byrån då processen är långvarig med flera intensiva perioder där det krävs hög stresströskel och respekt för varandras åtaganden.

Se upp för fallgroparna. Skjut inte upp saker. Det är viktigt att hålla tidsplanen. Lägg inte ut för mycket av arbetet på externa partners. Det är medarbetarna i teamet som känner verksamheten bäst och företagets värderingar och varumärke måste genomsyra årsredovisningen. Reagera på en gång om strategin inte håller. Det kan vara jobbigt att förankra men det tjänar man på i längden. Att inte lyssna eller inte våga ta beslut är givetvis andra fallgropar.

Än så länge har våra årsredovisningar varit i pappersformat och digitalt på webben som pdf. Nästa utmaning är att göra den mer anpassad för en digital framtid. Vi tittar just nu på hur vi på ett smidigt sätt kan återanvända våra texter på en digital plattform. Här finns en förbättringspotential.

Ansågs informativ 
Atrium Ljungberg nådde till sist, efter hårt arbete, första priset i kategorin ”Bästa årsredovisning”. Priset vanns i klassen ”Stora bolag noterade på Nasdaq Stockholm”. Motiveringen från juryn 2014 löd att den ansågs informativ, välstrukturerad och färgglad i ordets bästa mening. Den innehöll bland annat utförliga beskrivningar av omvärld, geografiska marknader och kunder vilket starkt bidrar till förståelsen för bolagets verksamhet. Utöver det priset har vi också vunnit Fastighetsvärldens branschtävling Hugin & Munin-priset och varit finalist i PwC:s tävling ”Bästa rapportering om värdeskapande”.

Målet för nästa årsredovisning är sedan länge satt. December är redan här och grunden till arbetet är klart. Man kan hela tiden bli bättre, så låter vår strategi, och detta gäller även årets årsredovisning.