Så får CFO:n en mer aktiv förvaltning av hyresavtalet

Annons

Annons

De flesta fastighetsägare har hyresadministrationssystem för att hantering av avier, uppsägningar, prognoser, indexuppräkningar, tilläggsavtal med mera. Det är ett väsentligt instrument för att hålla kontroll på intäkterna och ligger till grund för fastighetsvärderingar, i förlängningen också låneåtaganden mot kreditorer. Jag har vid ett flertal fall upptäckt på uppdrag av företag att dessa system har sina brister. Det finns en mängd parametrar som gör att företag betalar för höga kostnader i förhållande till hyreskontraktet.

Orsakerna kan exempelvis vara tilläggsavtal som uppkommit och hur dessa ska beräknas. Fastighetsägaren kan också ha bytt personal eller bytt system. De kan ha köpt eller sålt fastigheterna mellan olika parter och allt detta orsakar feldebiteringar. Undersökningar visar att feldebiteringsnivån är 10 procent av den totala hyreskostnaden.

En av de svåraste parametrarna att beräkna är beräkning av index. Just indexfrågan orsakar djupa veck hos de flesta ekonomiansvariga. I faktarutan här intill följer en förklaring till beräkningen.

Detta gäller förstås bara ett hyresavtal och ett enklare index. För att göra det hela än mer komplext och tidskrävande är att vissa andra avtal har andra indexgrunder exempelvis oljeprisindex. Variationer förekommer att uppräkningar sker årsvis eller kvartalsvis.

Ett företag med cirka 300 hyresavtal fick efter kontroll tillbaka sex miljoner kronor av sina hyresvärdar.

Jag har besökt cirka 15 detaljhandelsföretag över hela Sverige. För att börja med det enkla svaret så hade ingen av dessa ett fungerande hyresadministrationssystem. Förenklat beskrivet så administrerar företag med hundratals miljoner i kontraktsvärden detta i allt ifrån pärmar till i de flesta fall egenproducerade Excel-ark.

Det är alltså ytterst viktigt att ha kontroll på sina hyreskostnader, då det bevisligen inte stämmer med hyresavtal.

Många företag har organiserat sig med att etableringsansvarig också hanterar uppsägningar och omförhandlingar av hyresavtal. Uppgiften att både etablera nya lägen och förhandla löpande kostnader blir schizofren. Utgångspunkterna för ansvar skiljer sig för mycket. Etablering handlar om tillväxt och förfiningsarbete av den kommersiella verkligheten på respektive ort.

Kontroll och förhandling är en strikt kameral fråga och skall som en konsekvens hanteras av inköps- och ekonomifunktionerna.

Om man speglar sin egen organisation mot fastighetsägarens laguppställning hanteras uthyrning av lokaler av en ”säljande” funktion. Motpart hos företaget blir då etableringschef. Fastighetsägaren har när avtal är tecknat lämnat över frågan till förvaltningsorganisationen. Förvaltningen består av två delar, dels teknisk förvaltning som är underhåll och sedan finns den viktiga ekonomiska förvaltningen. Den ekonomiska förvaltningens ansvar är som namnet anger ganska uppenbar. Personen som förhandlar hyrorna är vanligen en välutbildad förmåga från teknisk högskola med fastighetsekonomisk inriktning och erfaren hyreshöjare. Att kasta in bolagets etableringsansvarig i en hyresomförhandling mot en sådan potent motståndare är som att jag själv skulle gå ett par ronder mot tungviktsmästaren i valfri kampsport. Knock efter max tio sekunder.

Många företag talar gärna om mytenom den goda relationen med sin hyresvärd. Glöm den. Alltså: omorganisera.

När väl organisationen är på plats återkommer frågan om att upphandla ett fungerande hyressystem så att företag på allvar kan portföljförvalta sina hyresavtal. Systemet skall som fastighetsägarna hantera hyresavtal specifikt. Det är kalkylering av bashyra, indexuppräkning, tilläggsavtal, ytberäkningar, fastighetsskatt och uppsägningar. Viktigt är att systemet även kan beräkna framtida hyreskostnader och därmed utgöra ett beslutsunderlag till ledningsgruppen för prognos av hyror.

Jag vill också påtala det uppenbara i att hamna i en kraftig lågkonjunktur i landet i stort eller regionalt. Se Södertälje som exempel, eller andra stora samhälleliga nedgångar som påverkar KPI, vilket alltså inte ger effekten att företagens hyror sänks i samma takt – trots att företagen som är hyresgäster såklart också påverkas av konjunktursvängningen. Bashyran är alltid konstant och således ett minimum för vad fastighetsägarna har för garanterad inkomst för aktuell lokal, så varför inte låta hyrans index följa KPI både upp och ned för att jämställa hyresvärd och hyresgäst?

Vad jag rekommenderar är alltså en rätt uppbyggd organisation och ett systemstöd så att man kan möta en förhandling på rätt sätt. Ingen fastighetsägare säger upp avtalet för en omförhandling till lägre hyra, det måste man själv hantera. Om man inte gör det så går alltså hela portföljen årligen upp med index.

Självklart sitter du med många andra avtal som också bör hanteras och omförhandlas. Många av dagens hyresadministrationssystem kan även hantera dessa avtal så att ni inte missar uppsägningstider och möjligheter till att få ett bättre pris. Se till att företagsbilarna, kopiatorsutrustningen och städavtalen konkurrensutsätts med jämna mellanrum.

Dock menar jag att hyresavtalet ofta är det mest vanskliga att missa en uppsägningstid för. Det rör sig om många miljoner i potentiell besparing.

Om skribenten: Joachim Bozorgnia är vd på fastighetskonsulten Cresnia och gästkrönikör på CFOworld.