Så förbättrar du lönsamheten med små medel

Lean handlar ytterst om att skapa värde genom att kontinuerligt identifiera och eliminera aktiviteter som inte skapar värde för ditt företags kunder. Rätt genomfört kommer ditt arbete med Lean på ett faktabaserat sätt förbättra företagets resultat.
Historiskt sett har Lean-metoder främst använts av producerande företag. En vanlig uppfattning är därmed att Lean bara handlar om produktionskedjan. Jag vill poängtera att Lean i allra högsta grad är relevant för hela företaget och alla branscher.

En annan uppfattning är att Lean är komplext och tidskrävande. Min fasta övertygelse är att det inte behöver vara så. Du kan åstadkomma goda resultat med begränsade resurser med ett strukturerat och pragmatiskt angreppssätt och gärna via ett fokuserat förbättringsprogram.

1. Hypotesgenerering
Börja med att generera en bruttolista på områden som kan göras mer effektiva. För bästa resultat bör du få flera olika perspektiv på varje område. Ge varje avdelning i uppdrag att rannsaka sig själva kring förbättringsåtgärder, men stanna inte vid det, låt även olika avdelningar ge förbättringsförslag om varandras verksamhet. Detta kommer inte bara att leda till nya perspektiv, de anställda kommer även att öka sin förståelse för andra delar av företaget. Du kan även tillsätta en projektorganisation som tar rollen att komma med ett utifrånperspektiv.

En vanlig missuppfattning är att goda idéer enbart kommer från ett fåtal nyckelpersoner. Sanningen är ofta att de bästa idéerna ibland kommer från de medarbetare som inte normalt sett får chans att yttra sig. En annan effektiv teknik är att börja med ett tomt papper och fundera på hur du hade designat en process eller aktivitet om du skulle göra om den från grunden.

För att underlätta hypotesgenereringen är det praktiskt att utgå från ett ramverk som hjälpmedel för att inte glömma någon dimension. Mitt förslag på ramverk är:

  • Effektivare processer (konsolidera uppgifter, utbilda personal, eliminera aktiviteter etc.)
  • Smartare inköp (konkurrensutsättning, förberedelser för förhandlingar, se över kommersiella modeller etc.)
  • Exploatera outnyttjad kapacitet (producera fler enheter med låg marginalkostnad, partnerskap etc.)
  • Ökad verksamhetskontroll (tät uppföljning av produktions-KPIer, kundmarginaler etc.)

Börja med att identifiera de stora kostnadsområdena och fokusera på dem först.

2. Prioritering
Eftersom du har begränsade resurser, måste du prioritera bland hypoteserna. Börja med att kvantifiera potentialen av varje initiativ antingen i form av intäktsökning eller i form av besparing. Sedan behöver du förstå dels vilken arbetsinsats som krävs men också hur stor sannolikheten är för ett lyckat genomförande. Högst prioritet får de initiativ som har hög potential och sannolikhet samtidigt som arbetsinsatsen är begränsad (se figur 2). Jag menar inte att du ska lägga veckor på att prioritera mellan olika initiativ – det viktiga är att du känner dig komfortabel med att ni väljer att göra rätt saker.

I samband med prioritering bör du också sätta ett resultatmål för varje initiativ, för att kunna styra genomförandet effektivt och senare kunna följa upp resultatet samt dra lärdom av vad som fungerar bäst i din organisation.

3. Genomförande
För att uppnå bestående resultat och ägarskap vill du involvera de personer som blir påverkade av förändringen så tidigt som möjligt i genomförandet. I många fall kan dessa personer även bidra med viktig input för att finna en optimal lösning. Min erfarenhet är att de allra flesta är positiva och tycker att det är givande med den här typen av arbete med kontinuerlig förbättring.

Tänk på att det ofta ger bättre resultat att fokusera på få initiativ och genomföra dem med hög kvalitet än att börja med allt för många initiativ där kvaliteten sedan blir lidande.

Med fördel bör du inleda med att genomföra ett par quick-wins som på kortare tid ger ett tydligt resultat. Det ger tidig framgång till arbetet och ytterligare luft under vingarna för kommande åtgärder.

4. Bokfört resultat
Rätt genomförda kommer åtgärderna ge konkreta effekter i böckerna och påvisa reella resultatförbättringar.

Du kan inte påverka det du inte mäter. Genom att kontinuerligt kvantifiera och följa upp resultaten efter genomförande och jämföra mot de tidigare uppsatta målen lär du dig vilka typer av initiativ som fungerar för ditt företag. Var pragmatisk vid uppföljningen, det behöver inte bli alltför tidskrävande.

Reflektera över vilken typ av initiativ som fungerade bra för ditt företag och dra lärdom av både framgångar och misslyckanden.

Om skribenten: Jakob Holm är vd och partner på Axholmen.