Så fungerar sociala avgifter inom EU

Från och med första maj gäller en ny förordning för tillämpningen av systemen för social trygghet inom EU-området. Huvudprincipen är liksom tidigare att en anställd ska omfattas av arbetslandets lagstiftning, oavsett var denne bor, men möjligheter att göra undantag och olika länders tillämpning av reglerna komplicerar situationen.

Aino Askegård Andrésen är skattekonsult på Grant Thornton med expatriatfrågor som en av sina specialiteter. Hon menar att regeln om utsändning är en av de faktorer som är lätt att misstolka.

– När en svensk arbetsgivare skickar ut någon från Sverige för tjänstgöring i ett annat EU-land kan den personen ligga kvar i svensk socialförsäkring i två år, med möjlighet att få dispens att förlänga tiden ytterligare. Tidigare gällde utsändningsregeln i 12 månader, med möjlighet till förlängning. Syftet med att förändra regeln om utsändning var att förenkla administrationen för såväl företag som myndigheter och anpassa den till ett typiskt utlandsuppdrag som ofta varar längre än ett år, säger hon.

– Men ännu finns ingen direkt praxis för hur lätt det ska gå att få dispens att förlänga med hänsyn tagen till den nya förordningen men det finns indikationer på att det kan bli svårare.

Enligt Aino Askegård Andrésen kan företag missa möjligheter att planera och spara pengar genom att fullt ut utnyttja möjligheterna inom regelverken om tillämplig socialförsäkringslagstiftning eftersom de tycker att det är enklare att behålla sina anställda inom den svenska socialförsäkringen. Hon påpekar att i länder med lägre sociala avgifter och lägre förmåns- och ersättningsnivåer kan de anställda ändå komma upp i ett fullgott skydd om arbetsgivaren köper tilläggsförsäkringar och det kan sammantaget ändå bli en lägre totalkostnad.

– Det är viktigt att gå igenom tänkbara alternativ och därefter göra en kalkyl. Det kan bli dyrare att behålla personen inom det svenska systemet, sen är frågan om det är värt arbetet med att byta till ett annat system om man bara skickar ut en person. Vad man ska välja beror också på var den anställde befinner sig i livet, en ung person kanske har andra behov än en äldre.

Om en person arbetar i flera olika EU-länder inklusive sitt bosättningsland, för en och samma arbetsgivare, ska denna omfattas av bosättningslandets socialförsäkring, förutsatt att han eller hon arbetar minst 25 procent där, eller tjänar minst 25 procent av sin inkomst där.

– Tidigare räckte det i princip med ett par timmars arbete i veckan för att någon skulle omfattas av sitt hemlands socialförsäkring. Om man då till exempel var ett danskt företag med svenska anställda i Danmark och en svensk anställd jobbade några timmar hemma i sin bostad gällde plötsligt svenska avgifter. Det blev en stor skillnad kostandsmässigt med tanke på att de svenska avgifterna är relativt höga.

Om situationen istället är sådan att en person arbetar i flera olika EU-länder, men inte i landet där han eller hon är bosatt, gäller att personen ska omfattas av socialförsäkringslagstiftningen i det land där arbetsgivaren har sitt säte och de sociala avgifterna ska regelmässigt betalas där.

En risk för arbetsgivaren i fall när anställda arbetar i andra länder än Sverige är att de tar beslut på felaktiga grunder, vilket kan resultera i krav på uteblivna sociala avgifter. Aino Askegård Andrésen berättar om ett pågående fall där ett företag hade en person anställd i ett annat EU-land i vilket det fanns en lättnadsregel för sociala avgifter. Men eftersom personen i fråga också vistades i Sverige anser svenska myndigheter att denne rimligtvis även bör ha arbetat i Sverige också och därför kräver nu Försäkringskassan företaget på flera års sociala avgifter, i efterhand.

– Vill man undvika en sån situation gäller att man sätter sig in i vad som gäller och även vad svenska försäkringskassan har för uppfattning. Om man tagit kontakt med myndigheterna i förväg och säkerställt nödvändiga intyg minskar man risken för att råka på något sådant.