Så hindrar du kapitalläckage – 5 steg som stoppar svinnet

När CFOworld ber företaget Refero revision, som arbetar med att förhindra kapitalläckage, att ta fram riktlinjer för hur företag kan förebygga avvikelser som leder till denna typ av svinn blir råden bland annat att öka kontakten mellan olika grupper inom organisationen och noga kontrollera sin outsourcing.

5 riktlinjer för att förebygga kapitalläckage

  • Säkerställ att redovisningschef och medarbetare på reskontran är införstådd med vad kapitalläckage innebär och låt personalen få återkommande utbildning inom bland annat momsområdet.
  • Försök undvika ”vattentäta skott” mellan avdelningar genom att personal från bland annat inköp och logistik ingår i en arbetsgrupp som träffas för att diskutera ”buggar” och annat som hänt under en viss period.
  • Ska man tjäna på att outsourca exempelvis skanning eller fakturaregistrering, är det bra att skapa arbetsgrupper så att man kan motverka att efterkontrollen kostar lika mycket som besparingen.
  • Testkör produktionssystem och andra system med jämna mellanrum.
  • Har organisationen ingen egen internkontroll, skapa förutsättningar för att hitta en extern internkontroll, som ett komplement till egna kontroller.

Enligt Lars Fyhr, vd på Refero, är problemet med vattentäta skott, alltså lite kontakt mellan avdelningar, vanlig framförallt i större organisationer.

– I större företag kan man ha en processägare på ekonomi, en på inköp och en på till exempel logistik. Då förlitar man sig på systemen för de olika funktionerna, men det kan ibland leda till att man inte har kontroll över hela flödet, säger han.

Ett företags outsourcing kan även vara en bidragande faktor:

– Det är inte fel att outsourca, men man tappar kontrollen och ser inte det dagliga. Och om man outsourcar en sådan sak som reskontran kan det vara så att skanningen sköts av icke-ekonomer, som inte kommer att lägga märka till avvikelser.

– Personligen skulle jag rekommendera att man först gör övervägningen: Skulle jag tjäna den där miljonen på att outsourca min reskontra, eller skulle jag behöva lägga mer arbete på efterkontrollen?, säger Lars Fyhr

Även om faktorerna som kan leda till kapitalläckage är många påpekar Lars Fyhr att svinnet är litet och att svenska företag generellt är duktiga på att granska sina egna system och processer.

– Sen beror det ju på vilket företag och vilken bransch det rör sig om. I ett företag med hög omslutning och många transaktioner kan en liten decimalprocent ge ett stort belopp

– Fast vad man tycker är stort varierar. Ibland hittar vi 10 miljoner i kapitalläckage, och då kan vi få reaktionen att det var bra, då har man upptäckt en brist, men att det var ju inte så mycket pengar.

Att helt undvika kapitalläckage går enligt Lars Fyhr inte:

– Har man 100 000 fakturor kommer det att finnas avvikelser ibland dem, säger han.