Så kapar du kostnader för mjukvara

Annons

Annons

Mjukvara står för en mycket stor del av en stor it-organisations kostnadsmassa, ofta 30 till 40 procent av den totala produktionsbudgeten. Då it-branschen är duktig på att hitta på nya affärs- och leveransmodeller är det besvärligt att hantera kostnaderna för mjukvara på ett precist sätt.

När IBM på 1960-talet sålde stordatorer var priset för den mjukvara som levererades med stordatorn minimal i förhållande till priset för själva datorn. På 1980-talet började IBM istället fakturera kostnader för mjukvara efter produktkategorier, och då började man också ta betalt för alla ändringar som utfördes. Sedan dess har mjukvarubolag i allt högre grad prissatt mjukvara baserad på prestandan för hårdvaran som mjukvaran körs på.

De senaste åren har det som bekant dykt upp en rad nya tekniker och leveransmodeller som ser ut att kunna minska kostnaderna för mjukvara – i synnerhet virtualisering, saas och molnlösningar. De stora mjukvarubolagen har emellertid varit väldigt kreativa när det gäller att upprätthålla de mjukvaruintäkter som de vant sig vid. Offentliga siffror från just IBM illustrerar detta på ett bra sätt. På nio år, från år 2000 till 2009, har bolagets mjukvaruintäkter fyrfaldigats – från 2,6 miljarder dollar till 8,3 miljarder dollar.

Mjukvarukostnader tenderar alltså att öka. Följande fem tips kan hjälpa din organisation att få bättre kontroll över mjukvarukostnader.

Begränsa antalet licenser.
Det är svårt att göra något åt kostnaderna om man inte riktigt vet hur många licenser man har. Om man inte koordinerar den avdelning som köper in mjukvara med de som använder den så kan man få rejäla problem. Om mjukvaruleverantören gör en revision och upptäcker att bolaget i fråga använder fler licenser än vad man betalat för kan man få betala höga straffavgifter.

Syna underhållskostnaderna.
Mjukvaruavtal blir bara mer och mer komplexa och lämnar allt mindre utrymme för förhandling, särskilt när det gäller underhållskostnaderna. Underhållskostnaden är en av de allra största posterna i mjukvaruavtal och kan ibland utgöra 50 procent av it-kostnaden för en stor it-organisation. Nio gånger av tio tecknas underhållsavtalen samtidigt som man köper mjukvarulicenserna, så man måste hålla ett öga på underhållskostanden från dag ett.

Definiera era mjukvarubehov väldigt precist.
Ett ”all-inclusive”-erbjudande kan se attraktivt ut, exempelvis om man kan använda vilka programvaror som helst till ett fast pris. Men det kan ändå löna sig att välja exakt de program man behöver – och därmed bara betala för vad man faktiskt använder.

Låt dig inte luras av komplexa licensmodeller.
Förr hade stora it-avdelningar mjukvaruavtal som i princip medgav att mjukvaran kunde användas på alla sorters plattformar och enheter i bolaget – så kallade ”on-premise”-avtal. Denna typ av avtal finns fortfarande kvar men dessutom säljs mjukvara idag i olika virtualiseringsmodeller, som saas och molntjänster och på andra sätt där tredjepartsleverantörer är inblandade. Det gör det väldigt svårt att få en total överblick över all mjukvara som organisationen i fråga faktiskt har.

Implementera Software Access Management, SAM.
När det gäller hantering av mjukvara så säger erfarenheten att “djävulen bor i detaljerna”. Dessa detaljer finns i långa, komplexa licensavtal. Om innebörden av dessa avtal inte synliggörs och delas med organisationens medarbetare, så kan det kosta stora pengar. En process för software access management, SAM, säkerställer att alla steg I mjukvarans livscykel hanteras effektivt – från kravställning till avveckling. Avvecklingen slarvas det ofta med – där finns pengar att spara bara genom att sluta betala för mjukvara som inte längre används.