Så kortar du arbetstiden för årsbokslutet

Flera företag har potential att korta arbetsprocessen genom att förbereda och ha goda rutiner på plats.

CFOworld frågade Åke Magnusson, ekonomie doktor och managementkonsult på Cepro, Håkan Andréasson, auktoriserad revisor på Grant Thornton och Bodil Gistrand, ansvarig för ekonomiservice och auktoriserad revisor på KPMG om hur arbetet med årsbokslutet kan snabbas upp. Sammanfattat lyder deras råd:

  • Gör upp en tidsplan för arbetet i god tid
  • Bestäm vem på ekonomiavdelningen som ansvarar för vilket moment
  • Förbered kontinuerligt för bokslutsarbetet under året, genom att ha analyser och avstämningar färdiga så långt det är möjligt.

Undvik att:

  • Lägga upp en orealistisk tidsplan, det skapar förvirring.

– Sätt er tillsammans på ekonomiavdelningen och gör upp en körplan, bestäm vad var och en ska göra: ”Du har ansvar för att stämma av de här kontona, du för de här” och bestäm en tidsplanering. På så sätt ser man till att bygga från grunden och att man gör en realistisk tidsplan.

Det säger Håkan Andréasson. Han påpekar vikten av att ha ett ekonomisystem som de anställda är vana vid.

– Man bör såklart inte byta sitt ekonomisystem i oktober, november, då hinner man inte bli bekant med det. Sen bör man arbeta med system där det finns en bra mall för en årsredovisning, så att man inte behöver uppfinna hjulet.

Han lyfter även fram vikten av kontinuerliga förberedelser:

– Om du gör ditt månadsbokslut och tar fram en avstämd rapport varje månad och löpande tar fram avstämda resultat och balansrapporter, då är årsbokslutet i princip redan färdigt.

Åke Magnusson på Cepro menar att bokslutsarbetet kan effektiviseras enligt samma princip som andra processer med hjälp av metodiken Lean. (Se länk), där alla de som ingår i projektet också driver förändringsarbete och försöker identifiera faktorer som överarbete och väntetider.

– Rätt gjort driver snabbhet kvalitet, men inte om man bara driver igenom att nu ska det här gå fortare.

– Genom att arbeta snabbare blir du tvungen att tänka igenom din process. Om du ökar snabbheten i bokslutet kommer du att se var flaskhalsarna finns, vad som behövs, var det förekommer dubbelarbete eller hur du kan förbättra systemstödet.

Enligt en rapport från Cepro består flaskhalsarna i bokslutsarbetet ofta av differenser i interna mellanhavanden (exempelvis sen intern fakturering, eller bristande respekt för interna tidsgränser) och bristande systemfunktionalitet, främst i de lokala ekonomisystemen.

– Ett antal inrapporterande enheter kan ha olika it-lösningar. Då är en standardisering av processerna viktiga, att man kan hitta samma sätt att jobba inom koncernen. Det vore bra om de inrapporterande enheterna hade samma it-lösning, men det kan finnas goda orsaker till att de inte gör det.

Bodil Gistrand påpekar att många av åtgärderna för att snabba upp bokslutsarbetet kan låta som självklarheter, men att de inte alltid följs.

– Tänk till om hur du använder systemet: Kolla upp att kostnader bokförs på rätt sätt från början, så du inte behöver göra utredningar i efterhand. Se till att projekt konteras rätt. Kontrollera att du kan få ut en rapport på nödvändiga fakta så att du vet att det fungerar.