Så lyckas du med bytet av affärssystem

Annons

För att lyckas med byte av affärssystem krävs en bred behovsanalys, ett korrekt sätt att mäta framgång och inte minst bör man ställa frågan om det verkligen är själva tekniken som behöver bytas ut.

– Det är ett förändringsarbete, tro inte annat.

Så säger Tomas Munkby, Head of Business Risk Services och Partner på Grant Thornton, om företags arbete med att byta affärssystem.

– Affärssystemet kommer att driva vissa förändrade beteenden som förhoppningsvis är önskade, men som inte nödvändigtvis är det.

För att det nya systemet ska driva rätt typ av beteenden gäller att göra ett gediget förarbete och att inkludera en så stor del som möjligt av användarna i processen.

– Om vi tar detta med behovsanalys; väldigt många i organisationen kommer att använda systemet. Många affärssystem har gått från att vara rena ekonomisystem till att ha allt större omfattning med integration mot befintliga system, mot partners system och mot externa tjänster som e-post. Utvecklingen går mot att alla i en verksamhet använder det.

– Därför bör man tänka på alla användares behov. Då infinner sig ju den praktiska realiteten, vi kan inte göra den fantastiska analysen som tar upp allas behov, men vi kan åtminstone vara medvetna om det och börja analysen med ett bredare utsnitt, istället för tvärt om.

Att många företagsledare är missnöjda med sina system verkar tydligt, frågan är vad den bästa lösningen skulle vara. När Grant Thornton genomförde en undersökning av företags inställning till sina affärssystem där 401 vd:ar i rörelser med mer än 100 anställda medverkade svarade 88 procent att de inte var nöjda med systemens flexibilitet, nästan lika många, 87 procent, angav att rapporteringen i systemet inte var anpassad efter de olika användarnas behov.

– Det är å andra sidan lätt att säga: Det är fel på systemet, byter vi det blir allting bra. Kanske är det verksamheten, produkten företaget erbjuder marknaden, eller den strategiska inriktningen som är fel. Självbilden behöver inte stämma med den faktiska plats man har på sin marknad.

– Då ger problem med systemet uttryck för att något i verksamheten inte fungerar, de är symptomen, inte orsaken.

Inför bytet av affärssystem gäller alltså först och främst att ta reda på huruvida det verkligen är tekniken som behöver bytas ut, eller om det är arbetssätten som behöver förändras.

Innan bytet sätts i verket kan det vara viktigt att gå igenom följande:

  • På vilken grund är beslutet fattat?
  • Vem har fattat beslutet?
  • Vem ska leda projektet?
  • Hur ska vi säkerställa mottagandet?
  • Hur ska vi mäta framgång?

En svårighet med att genomföra byte av affärssystem är just att man inte lagt fast några mått för hur projektet ska utvärderas. Framgångsfaktorer som företaget kan förvänta sig kan vara exempelvis minskad kapitalbindning i lager, kortare svarstider eller ökad servicegrad, faktorer som går att utvärdera med rätt förarbete.

– Jag tänker framförallt på att man bör göra en cost benefit-analys, och bestämma på förhand hur framgång skall definieras och mätas i ett affärsförändringsprojekt.