Så mycket kostar en ineffektiv ekonomifunktion

En genomsnittlig ekonomiorganisation skulle kunna spara 900 000 kronor om året åt sitt företag om arbetssätten blev mer effektiva. Det menar i alla fall Ernst & Young i sin rapport ”Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång?”.

Enligt studien, där omkring 100 svenska företag och organisationer med mellan 50 och 100 anställda har intervjuats, går 59 procent av ekonomiavdelningens resurser åt till att hantera transaktionsintensiva processer. Detta är processer som hantering av kundfakturor, leverantörsfakturor, manuella verifikationer och löner. Det är också här den största besparingspotentialen finns.

Ekonomiorganisationens fördelning av arbetsuppgifter. Källa: Ernst & Young.

Anders Lundkvist är ekonomistyrningskonsult på Ernst & Young och har arbetat med studien. Han menar att en stor del av arbetet med att göra de kostsamma processerna enklare handlar om att se över de verktyg företaget redan har och fundera på om de kan användas bättre.

– Ska man prata mindre företag kan det vara så att man inte kopplat ihop lönesystemet med redovisningen. Istället för att bara trycka på en knapp och föra över siffrorna måste någon mata in dem, säger han.

– I större företag kan det vara så att controlleravdelningen eller markandsavdelningen vill ha rapporter uppställda på ett visst sätt, ett sätt som man kan göra i affärssystemet. Men folk gillar Excel, på gott och ont, och i värsta fall knappar man in rapporten från systemet i en Excel-mall för hand, eller så exporterar man från affärssystemet till Excel.

Med rätt användning av tekniska verktygen kan processerna automatiseras. Ett exempel från rapporten är hanteringen av kundfakturor: ”För att realisera besparingspotentialen är det framför allt tre huvudområden som behöver ses över: elektronisk fakturering, ledtider från tecknad order till utförd leverans samt hantering av kundernas kredittider och betalningsplaner”. Enligt rapporten lyckades de företag som i hög grad hanterade sina fakturor elektroniskt bäst med att skapa en effektiv process. I rapporten konstateras också att de företag som använder helintegrerade system får betydande effektiviseringsvinster.

Rapporten listar följande faktorer som tecken på att en ekonomiavdelning inte arbetar på ett effektivt sätt:

  • Mycket övertid och hög stressnivå vid bokslut och revision
  • Koncernredovisningen innehåller många manuella moment
  • Det finns inga riktlinjer för rapporteringen
  • Slutlig budget är ofta inte klar och godkänd innan nya verksamhetsåret börjar
  • Flera fristående kalkylark innehåller väsentlig information
  • Redovisningsproblem löses ofta vid bokslut
  • Rapporteringen sker normalt 20 dagar efter bokslutsperioden
  • Rutiner tillämpas inte konsekvent i hela koncernen/företaget
  • Avstämningar är mycket tidskrävande

– När man misstänker att här finns det saker vi kan underlätta, börja med att prata med dem som är inblandade: Vad är de som är jobbigast? Vad tar mest tid?, säger Anders Lundkvist.

– Titta på verksamheten, vad sa Kalle och Jenny och Knut? Då har man ett hum om nuläget och kan skapa sig en målbild: Vart vill vi? Och hur ska vi nå dit? Sen får man titta på de resurser man har, eller så kanske det behövs fler, och göra en handlingsplan utifrån det.

Bara att kartlägga hur de som arbetar i verksamheten uppfattar situationen och sätta upp mål, som att minska övertid eller konsulttimmar kan vara ett steg på vägen om effektivitet och mindre kostnader.

Enligt studien stödjer 32 procent av ekonomiorganisationerna sina verksamheter med analyser och beslutsunderlag på strategisk och taktisk nivå. Att fler inte gör det beror bland annat på att arbetstiden inte räcker till. Med mer automatiserade processer skulle detta kunna ändras.

– Ekonomiavdelningen har traditionellt haft kamrersrollen av att titta på historiska data. Moderna företag inser vikten av att ha stöd av någon som kan följa upp och mäta: Hur blev investeringen i den här maskinen, ? Eller: hur kommer det sig att vi tjänar så bra på den här markanden?, säger Anders Lundkvist.