Så sänker du kostnaderna för multisourcing

Annons

Multisourcing har snabbt blivit populärt; det vill säga att välja flera olika leverantörer för olika delar av verksamhetsstödet – arbetsplatser, applikationsförvaltning, utveckling, testning, etcetera. Det kan finnas goda skäl att välja en multisourcingstrategi. Men om man inte passar sig kan den bli väldigt dyr att styra och förvalta.

Studier som nyligen har genomförts visar att en bra kostnadsnivå för hantering och administration av outsourcingkontrakt ligger på ungefär 8 procent av kontraktets totala värde. Studierna visar också att många organisationers kostnader för detta dock ligger på närmare det dubbla, eller 15 procent av kontraktsvärdet. Det är 150 miljoner kronor för ett outsourcingavtal på en miljard – en kostnad som man alltså borde kunna ta ned till hälften.

Så vad är det då som kostar så mycket pengar? Relationer, för att uttrycka saken drastiskt. När man har flera olika outsourcingpartner så måste man länka ihop deras leveranser, inte minst för att få dem att arbeta gemensamt för att hitta lösningar på problem som dyker upp. Dessa relationer tar tid att bygga upp och kräver möten, processer, dokumentation, uppföljning och – inte minst – en ansenlig mängd arbete av kunden.

Studierna visar också att dessa höga kostnader för hantering av outsourcingpartner i många fall inte ens är kända av kundorganisationernas beställare. Orsaken är att dessa organisationers it-avdelningar nedbemannats så mycket att det inte är it-avdelningens personal som blir sittande med alla dessa relationer, möten, processer och dokument. Det är ofta personer som tidigare varit på it-avdelningen, men som just på grund av outsourcingen fått jobba på andra ställen i bolaget. Där de fortsätter att hantera outsourcingkontrakt, fast för någon annans budget.

Det finns många områden i detta problemkomplex som kostar stora pengar, men det allra största handlar om outsourcingbolagens fakturering. Arméer av människor sitter varje månad och jobbar sig igenom outsourcingbolagens fakturor – både avsändare och mottagare anstränger sig för att dokumentera fakturornas underlag. Mottagarna har sedan den otacksamma uppgiften att gå tillbaka till de ursprungliga avtalen och SLA:erna, Service Level Agreements, och försöka utröna om det finns kontraktuella underlag för de summor man fakturerats. Detta tar evigheter.

Så vad ska man göra åt saken? Jo, man kan tänka på problemet som man tänker på verksamhetsstöd som kan outsourcas – försök hitta en leverantör som med hjälp av stordriftstänk kan ta över hanteringen till en lägre kostnad.

Outsourcing av hantering och styrning – Governance – av outsourcing är inte konstigare än att outsourca själva verksamhetsstödet. Det finns minst 32 processer i Governance av outsourcing som driver kostnader. 22 av dessa är så standardiserade att de utan större problem skulle kunna outsourcas till en tredje part. Några exempel på sådana processer är ”Invoice Management”, ”Contract Compliance & Deliverables”, ”Work Requests & Authorization” och “Consumption management”. Några exempel på processer som däremot är svåra att outsourca är “Communications Management”, ”Chargeback” och ”Risk Management”.

Hur ser det ut hos er? Ni har säkert möjlighet att trycka ned kostnader för er governance av outsourcing. Det gäller bara att veta var man ska leta.