Så undviker du de dolda it-kostnaderna

Varje år köps it-utrustning för miljarder av svenska organisationer och företag. Datorer, smartphones och andra it-produkter har på senare år blivit en av de allt större utgiftsposterna som en CFO måste hantera och som slår hårt på kassaflödet.

I ekonomiavdelningens strävan att få ut så mycket värde som möjligt från sina tillgångar, och därmed hålla fast vid traditionell avskrivningspraxis för anläggningstillgångar, är risken stor att man biter sig själv i foten. I dag finns det flera undersökningar som visar att totalkostnaden för it-utrustningen ökar ju längre du behåller den.

Uppfattningen om hur totalkostnaden för en it-utrustning skall räknas ut skiljer sig beroende på vem man pratar med. En CIO kommer utöver själva investeringskostnaden troligen att ta upp aspekter som supportkostnader, teknikskiften, uppgraderingar, försäkringskostnader samt säker informationsradering av uttjänt utrustning.

Den gängse uppfattningen på ekonomiavdelningen är dock att se på utrustningen på samma sätt som på andra tillgångar (till exempel maskiner och andra anläggningstillgångar). Därför tenderar avskrivningstiderna på exempelvis en pc att bli fem år. Man håller helt enkelt kvar vid utrustningen så länge som möjligt för att produkten ska ge maximal avkastning. Och det är här som många hamnar snett.

Det felaktiga antagandet att it-utrustning ska användas så länge som möjligt bygger på en traditionell syn på anläggningstillgångar och periodisering av dessa. När det gäller maskiner kan de ofta bibehålla sitt nyttjandevärde under lång tid och kräver endast investeringar i underhåll för att ge samma produktivitet och användbarhet som tidigare. Att hålla en pc inom organisationen i fem år möjliggör en full avskrivning och stöder antagandet om att denna livslängd bidrar till den bästa avkastningen på it-investeringen.
Men till skillnad från maskiner och andra anläggningstillgångar har datorer och annan it-utrustning relativt kort användbarhet och en prestanda som försämras synligt över tiden. Andrahandsvärdet på it-utrustning faller också snabbare än andra tillgångar vilket borgar för en kortare avskrivningstid.

En pc som är äldre än 36 månader minskar också successivt produktiviteten för användaren samtidigt som drifts- och supportkostnaderna skenar som en följd av teknikskiften, nya programversioner och prestandaproblem. Det blir helt enkelt mer lönsamt att köpa en ny. (Se bilden här nedanför)


För att maximera avkastningen på sin investering krävs det att man har ett strukturerat synsätt på it-utrustningens livscykel, så kallad Lifecycle Management (LCM). Grundläggande för arbetssättet är att man skapar en standardiserad process kring ägandet – från inköp och finansiering, till administration och recycling/remarketing av uttjänt utrustning.

En korrekt strukturerad livscykel säkerställer att utrustningen används så länge den är produktiv för organisationen och byts ut eller säljs när den inte längre tillför något värde. På detta vis kan kostnader för support, helpdesk, produktionsstopp och versionshantering minimeras samtidigt som organisationen får mer motiverade och nöjda slutanvändare.

Här har det visat sig att operationell leasing är ett bra alternativ för att lätt komma igång med LCM. Kostnaderna för utrustningen slås ut över användningsperioden vilket har en positiv effekt på kassaflödet samtidigt som kapital inte binds i onödan.

En utmaning i arbetet med att komma igång med LCM ligger i att få kontroll över utrustningen, speciellt i större organisationer. Hur gammal den är, vem som har den just nu, vilka versioner som finns, garantitider och vilken it-utrustning som behöver bytas ut. Här kan man med fördel använda sig av ett inventariesystem eller utrustningsregister, befintligt eller från en leverantör.
Ett annorlunda och innovativt exempel är en skola i Täby som använde sitt gamla bibliotekssystem när de införde sitt livscykelarbete kring elev-pc, en lösning som visade sig fungera alldeles utmärkt. Det viktigaste är dock att det är möjligt att koppla informationen i registret till den önskvärda livscykeln.

Men finns det verkligen inget värde på en tre år gammal produkt som många gånger kostat över 10 000 kronor? Jodå, och det är här som många missar att det faktiskt sker en omfattande handel med begagnad it-utrustning som laptops, pc, smartphones och skärmar. Men andrahandsmarknaden minskar drastiskt ju äldre produkten är. En pc som är över fem år har praktiskt taget inget värde alls.

Samtidigt kan hanteringen och försäljningen av utrustningen bli både kostsam och omständlig för organisationen om de måste sköta den själv. Här är det bättre att anlita specialister som har koll på andrahandsmarknaden.

En annan viktig effekt av LCM är att det också minskar organisationens ekologiska fotavtryck. I arbetet ingår nämligen att ta fram en säker och miljöriktig process för avvecklingen av den utrustning som löpande ska bytas ut. En produkt som återtas i rätt tid och säljs vidare ökar ofta sin livslängd dramatiskt.

Och även om många miljöorganisationer i dag förespråkar att företag och organisationer behåller sin it-utrustning så länge som möjligt kan man fråga sig om det är mer hållbart att skrota sin dator efter fem år (då andrahandsvärdet är i det närmaste noll) än att sälja datorn vidare efter tre år och därmed förlänga livslängden med ytterligare tre till fem år?

Att införa LCM kan vara ett tidskrävande arbete men när väl rutinerna finns på plats så är vinsterna många, inte minst genom en mer transparent och förutsägbar it-kostnad för organisationen.
Om skribenten: Peter Onstrand specialist inom it-finansiering samt vd på 3 Step IT Sweden AB. Du når honom genom att mejla cfoworld@bagpublishing.se.