Så undviker du de vanligaste fallgroparna

Med decentraliserade anpassningar har både affärssystem och Business Intelligence-lösningar inneburit att komplexa beslut kan tas långt ut i organisationen. Den svenska managementtraditionen kan vara en av flera bakomliggande faktorer till att båda dessa områden anses intressanta av svenska företag.

En utmaning med de traditionella IT-system som stöder decentraliserat beslutsfattande är att de bara svarar för en del av det underlag som behövs. Dagens beslutsfattare på mellanchefsnivå har i de flesta fall både pc-vana och erfarenhet av att söka och ta till sig information via internet. De har, om inte annat, lärt sig från det privata användandet och ser dessutom vad som sker i andra företag.Kraven på användarvänlighet och vad man förväntas kunna göra genom IT-stödet blir därför extra höga.

Möjligheten att skapa nya intäkter med hjälp av IT är fortfarande ett ganska outforskat område, vilket bland annat beror på att det är svårare än att bara effektivisera. Det kräver mer av organisationen i form av kundförståelse, relationsbyggande, informationsförsörjning och risktagande.

Av IT-systemen krävs ökad flexibilitet, både genom att de ska kunna anpassas till kundernas krav, vilket ofta innebär realtidsuppkoppling till IT- eller supportsystem och sammankoppling av flera olika system, och genom att IT-systemen minskar risktagandet.

Kraven att styra IT förändras markant. Allt fler IT-investeringsbeslut sker ute i organisationen. Intresset för alternativ till befintliga licensformer ökar. Kraven på flexibilitet och anpassningsbarhet blir bara större. Säkerhetsriskerna ökar både på grund av ökad
”fientlig aktivitet” och genom att det mobila användandet inom företag ökar. Organisationen förändras genom omorganisation, förvärv eller försäljning av verksamhet, och IT-strukturen måste vara skalbar och anpassningsbar. Till detta kommer krav på högre effektivitet av IT-investeringarna samt nya och ökade krav på att företaget ska ta hänsyn till miljökonsekvenserna av ITdriften och IT-investeringarna.

Trots att ITmarknaden förändras snabbt genomför färre än hälften av svenska företag en genomgripande översyn av sina IT-investeringar varje eller vartannat år. Att handla upp ett nytt affärssystem innebär att man går in i en investering som man ska leva med lång tid framöver. Det innebär att man som upphandlare bör kvalificera tänkbara leverantörer och gå längre i kvalificeringen än att bara titta på deras senaste årsredovisningar. Det är inte minst viktigt att förstå varifrån de kommer och hur deras lösningar fungerar i dag och kommer att fungera i framtiden.

Själva kostnaden upplevs som den i särklass största utmaningen vid investering i ett affärssystem. Implementeringstiden är främst en risk för storföretag och support är främst en risk för mindre företag. Mindre och medelstora företag ser främst risk i externa konsulter. Anpassning till organisationen är viktigast för stora och mellanstora
företag.

Om man som kund väljer ett affärssystem som säljs och implementeras av flera parterblir detta ytterligare en dimension att beakta för dem som köper affärssystem. Trots olika
certifieringsförfaranden är kvaliteten oerhört ojämn bland säljarna/konsulterna oberoende av affärssystem.

En dålig säljare kan ta udden av vilket affärssystem som helst, och en dålig implementeringsorganisation kan kosta mycket frustration och pengar.De flesta affärssystemsleverantörerna erbjuder så kallade vertikaler, vilket innebär att affärssystemet anpassades och paketeras för en speciell bransch. Vad en branschnischning innebär kan dock variera. För en del leverantörer innebär branschnischning enbart en marknadspaketering, medan det för andra innebär en anpassad och färdigkonfigurerad lösning. Som kund är det
således viktigt att försöka se igenom snygga marknadspaketeringar och reda ut vad
branschnischningen verkligen innebär.

Ett exempel på en vertikal som många affärssystemsleverantörer erbjuder är handel (”retail”).
Här finns det många exempel på hur traditionella affärssystemsleverantörer har
salufört en ”färdig” vertikal, men som senare har visat sig saknat delar av det mest basala
applikatoriska stödet såsom en väl integrerad kassa.