Så undviker du dyra licensavtal

I licensavtal avseende större system – såsom olika typer av affärssystem, databashanterare och liknande finns ofta mer eller mindre komplexa modeller för beräkning av licensavgiften. I dessa modeller ligger ibland en stor dold kostnadsexponering – men även en möjlig kostnadsbesparing.

Inte sällan blir den här typen av bestämmelser också föremål för svåra diskussioner mellan leverantören och kunden om vad som är rätt nivå på licensnivån. I denna artikel vill jag beröra hur man som kund kan agera för att inte drabbas av onödiga kostnader.

Komplexa beräkningsmodeller
Ju mer datorvärlden går ifrån modellen med ”en dator – en licens” desto mer komplexa blir modellerna för beräkning av licensavgifter. Ofta innebär beräkningsmodellen att någon form av användande mäts över någon period. Det som mäts kan vara exempelvis antalet användare, antalet samtidiga användare, från hur många servrar eller datorer programvaran kan utnyttjas eller faktiskt utnyttjas.

Komplexiteten ökar förstås genom att det nu blir allt vanligare med virtuella servrar – det vill säga när en ”server” inte längre motsvaras av en fysisk enhet utan är en avgränsad del av kapaciteten på en större server. Framväxten av så kallade molntjänster adderar förstås ytterligare en dimension till komplexiteten.

Från en praktisk synvinkel är det inte nödvändigtvis svårt att förklara hur modellen är uppbyggd – men inte sällan är det en rejäl utmaning att beskriva modellen i avtalstexten.

Ett viktigt moment i många avtal av det här slaget är att leverantören försäkrar sig om att denne har rätt att göra en revision, ofta kallad audit, hos kunden för att säkerställa att kunden har betalat licensavgifter i enlighet med den modell som finns i det aktuella avtalet.

Den valda modellen lägger sedan inte sällan hela bördan på kunden för att

1. säkerställa att användandet är i enlighet med avtalets bestämmelser och

2. att användandet rapporteras i enlighet med avtalets bestämmelser om rapportering till leverantören.

Om inte båda dessa krav uppfylls innehåller avtalen inte sällan bestämmelser som ger leverantören en rätt till en förhöjd licensavgift.

Kan bli dyrt i slutändan
Denna förhöjda avgift kan ibland vara mångdubbelt högre än den rätta licensavgiften, ett exempel är en modell där licensavgiften vid brister i rapporteringen justeras från faktiskt utnyttjande av programvaran till maximalt möjligt utnyttjande av programvaran på den gjorda installationen.

Om programvaran är installerad i en virtuell servermiljö där det finns ett teoretiskt mycket stort utrymme för ett utökat kapacitetsutnyttjande medför en sådan bestämmelse naturligtvis en mycket kraftig fördyring.

Avvikelser av det slag som skissats ovan upptäckts normalt vid revisioner som leverantören enligt licensavtalet förbehåller sig rätten att genomföra med jämna mellanrum. Sådana revisioner är som utgångspunkt förstås fullt legitima för att säkerställa att kunden utnyttjar den aktuella programvaran i den omfattning som licensen medger.

Samtidigt kan ett avtal där kunden åläggs en omfattande och tekniskt komplicerad rapporteringsskyldighet som rent faktiskt är svår att uppfylla kombinerat med en komplex modell för beräkning av licensen medföra att kunden rent praktiskt har svårt att uppfylla de krav som ställs i avtalet.

Om detta i sin tur kombineras med en reglering som medför en fördyring vid brister i rapporteringen medför ett sådant avtal en dold kostnadsexponering som kan komma att realiseras vid en revision även för kunder som strävar efter att agera i enlighet med licensvillkoren.

Undvik överraskningar
Hur ska man då agera som kund för att slippa den här typen av otrevliga överraskningar vid en revision?

Den första viktiga tidpunkten att överväga detta är innan licensavtalet tecknas. Kontrollfrågorna man bör ställa sig vid genomgång av licensavtalet i den här delen är framför allt:

1) Förstår jag modellen för beräkning av licensavgiften?
2) Förstår jag modellen för rapportering av användandet?
3) Medför fel i beräkningen av licensavgiften från vår sida eller brister i rapporteringen från vår sida att avgiften blir förhöjd på ett eller annat sätt?

Om svaret på de båda första frågorna är nej samtidigt som svaret på den sista frågan är ja bör den presumtiva kunden i förhandlingen med leverantören försöka hitta en modell för att minimera risken för en sådan fördyring.

Ofta är avtalen standardiserade och svåra att förhandla sig till ändringar i men en möjlig strategi kan vara att begära att leverantören involverar sig löpande under avtalstiden och lämnar godkännanden av rapporter vartefter. Sådana godkännanden kan omfatta såväl den modell som används för rapportering som att kunden har angivit samtliga relevanta data för beräkning av licensavgiften på rätt sätt.

Däremot kan inte gärna leverantören godkänna att den information, om exempelvis antal användare, som lämnas är korrekt – det ansvaret ligger kvar hos kunden.

Agera proaktivt
Den andra tidpunkten är under avtalets löptid. Oavsett om du som kund har lyckas förhandla dig till ändringar som minskar riskerna eller inte bör kunder under avtalstiden agera proaktivt gentemot leverantören för att minska riskerna för oväntade krav vid revisioner.

Med proaktivitet menar jag i det här sammanhanget att kunden kan begära bekräftelser från leverantören på att den modell som används för rapportering överensstämmer med leverantörens önskemål och på att samtliga relevanta data för beräkning av licensavgiften har lämnats. Således samma mål som kan vara värda att sträva efter vid förhandlingen bör kunden sedan, i den praktiska tillämpningen, se till att följa upp med rapportering.

Genom en sådan proaktivitet kan kunden tvinga leverantören att ta ställning till flera av de riskfaktorer som har identifierats i förtid. Genom detta bör kunden kunna isolera den kvarvarande risken till att, av någon anledning, felaktiga uppgifter om de faktorer som styr licensavgiften inkluderas i underlaget som översänds till leverantören. Den risken får istället begränsas genom att säkerställa att de interna rutinerna är goda.

Vid revisionen
Den tredje och sista tidpunkten då det är viktigt för kunden att agera är när leverantören begära att få genomföra en revision och under genomförandet av den.

Vid revisionen bör man som kund delta aktivt och dokumentera vad som händer för att säkerställa att leverantörens rapport inte blir den enda sanningen efteråt. Om leverantören kommer fram till att någon avvikelse har förelegat är det viktigt att minnas att leverantörens bedömning inte behöver vara korrekt utan då behöver avtalets bestämmelser och de fakta som leverantören lägger till grund för sin bedömning återigen analyseras.

Om brister upptäcks bör lösningen dokumenteras i ett avtal som reglerar hur den uppkomna bristen ska hanteras. Utöver att lösa den uppkomna frågan bör ett sådant tilläggsavtal åtminstone reglera följande frågor:

Om bristen beror på något som kunden upplever som en otydlighet i licensavtalet bör den frågan förtydligas inför framtiden så att inte samma problem uppstår igen.

Avtalet bör slutligt reglera perioden fram till och med revisionen så att inte leverantören kan återkomma med ytterligare krav avseende perioden i ett senare skede.

Det som du som kund ska komma ihåg i samband med en revision är att den likaväl kan visa på att ni betalar för fler licenser eller för en större kapacitet än ni utnyttjar och att det således finns en möjlighet att minska licenskostnaden framöver. Detta bör ni också bevaka och säkerställa.

Om parterna inte kan komma överens om en brist föreligger eller inte, eller om kunden har för många licenser eller inte får den uppkomna tvisten lösas i enlighet med licensavtalets bestämmelser om detta.

Min erfarenhet är att det mycket ovanligt att sådana här frågor går till formell tvist, i nästan alla fall kommer parterna överens efter förhandlingar. Ett problem kunden har i dessa förhandlingar är att leverantören naturligtvis har ett mycket stort kunskapsövertag i kraft av att de genomför revisioner löpande hos sina kunder – medan kunden bara har den begränsade erfarenheten av sina egna revisioner.

Av den anledningen kan det vara väl investerade pengar att anlita en kunnig rådgivare som stöd i förhandlingarna om leverantören påstår att det föreligger brister.


Om skribenten: De uppfattningar som framförs är mina egna och delas inte nödvändigtvis av Advokatfirman Delphi. Krönikorna är allmänt hållna och ersätter inte rådgivning i det enskilda fallet. Jag tar tacksamt emot synpunkter och förslag på sverker.bonde@delphi.se.