System för elektronisk fakturahantering, EFH, kan levereras i många olika tappningar. Viktigast att tänka på är att innan upphandlingen genomförs är att ha en klar bild av vilka krav ens företag har på systemet.
Det menar Fredrik Lundholm, applikations- och verksamhetskonsult på företaget Nostro konsult.
– Vad är målet? Hur pass automatiserad vill man att hanteringen ska vara? Gör upp en kravbild av hur det ska fungera, så ni inte hamnar i systemleverantörens standardlösning, utan får en lösning som passar er, säger han.
Fredrik Lundholm, Nostro konsult
Han menar att en aspekt att ta hänsyn till i automatiseringen är säkerheten:
– Rent effektiviseringsmässigt vill man så klart automatisera så långt det går. Men man kan riskera att tappa exempelvis moms, på grund av att man inte har de kontroller som krävs. En viss manuell kontroll av vissa typer av fakturor kan göra att man får en större säkerhet. Företaget bör fråga sig hur långt man vill effektivisera och ställa frågan till leverantören vilka kontroller man kan sätta upp i systemet.
Enligt honom kan graden av integrering mellan olika system lätt ställa till problem. Om EFH-systemet och ekonomisystemet exempelvis inte samordnar konteringsreglerna kan det uppstå problemposter, där en kontodel är stängt i det ena systemet, men aktivt i det andra.
– Då kan man exempelvis kontera i EFH-systemet, men sedan godkänner inte ekonomisystemet bokföringsfilen och problemposter uppstår.
En hög grad av intergering mellan systemen gör också att användarvänligheten kan öka, men är oftast en dyrare lösning. Fredrik Lundholm tycker dock inte att det nödvändigtvis är en bättre lösning att köpa in ett EFH-system som den befintliga affärssystemleverantören erbjuder.
– Integrationen mellan EFH-systemet och ekonomisystemet blir kanske lättare, men du riskerar att tappa i funktionalitet.
På företagen Liseberg och Tage Rejmes Bil AB har ekonomiavdelningarna flera års erfarenhet av att arbeta med EFH-system. Laine Kivi är redovisningschef på nöjesjätten Liseberg och var med när företaget upphandlade sitt nuvarande system: Visma Invoice manager, år 2007.
– Först och främst ville vi att det skulle vara lättanvänt och fungera ihop med Visma som är vårt ekonomisystem. Det behövde vara driftsäkert och inte kosta en förmögenhet. Då landande beslutet på Invoice manager.
Laine Kivi, Liseberg
När det nya systemet infördes hade Liseberg redan använt sig av elektronisk fakturahantering i flera år, så övergången gick relativt smidigt. En fördel nu, jämfört med tidigare är att användare kan söka efter fakturor i det nya systemet.
– Nu kan vi också bestämma vilken användare som kan hantera vilka resultatställen, man kan till och med lägga in beloppsgränser. Det säkerställer att användarna bara kan kontera det de har behörighet för.
– Att kunna kontrollera att kostnader inte kan läggas fel är en säkerhet för ekonomiavdelningen.
Hon tror att företaget kommer att fortsätta att använda sig av Visma Invoice Manager för att hantera sina 27 000 årliga fakturor.
– Det finns förstås olika önskemål från användarna, men systemet utvecklas hela tiden, så det är en motivation att stanna. Det är ju en puckel att byta till ett helt nytt system också.
Mattias Andrae är ekonomichef på bilåterförsäljaren Tage Rejmes Bil AB. För hans del har omställningen varit större, eftersom företaget gick från manuell hantering av fakturor till en elektronisk hantering år 2005.
– Jag får väl säga att införandet var väldigt problemfritt. Förståelsen för nyttan var hög. De allra flesta tyckte nog att det var väldigt bra.
– Sen kan man alltid fundera på hur mycket pengar vi har sparat via bytet. Det vi såg rent konkret var att vi sparar porto, förr brukade vi skicka ut fakturor till 15 olika orter med post. Så det är 80 000 till 100 000 kronor om året som vi sparar bara på portot.
Mattias Andrae, Tage Rejmes Bil AB
Det säger Mattias Andrae om Readsofts fakturahanteringssystem som han och kollegorna nu använt i fem år. Tage Rejmes Bil AB valde också att använda ett EFH-system baserat på samma plattform som det ekonomisystem de redan använde.
– Jag tycker nog att man ska fundera på möjligheterna med integration till ekonomisystemet i övrigt, säger Mattias Andrae om sitt tips till andra som är på väg att välja EFH-system och tillägger:
– Sen har vi haft en effektiv leverantörsreskontra oavsett om vi kört manuellt eller elektroniskt. Vi är inte färre i personalen för att vi installerade EFH.
