Sex fallgropar att undvika när du inför nytt affärssystem

Annons

– Att bara byta affärssystem kommer inte att ge någon förbättring för verksamheten. Snarare tvärtom, första halvåret kommer arbetet att ta längre tid, för då har folk inte lärt sig arbeta med systemet ännu.

– Systemet kan bidra till positiva effekter, som att minska kapitalbindning i lager, eller ge ett snabbare genomflöde, men det kommer inte per automatik med ett nytt system utan kräver ändrade arbetssätt. Man måste jobba med de anställda ute i verksamheten, så att de förstår hur de ska använda affärssystemet och sina nya arbetssätt för att det ska fungera.

Det säger Henrik Frimodig, ansvarig för affärssystemstjänster på KPMG. Han delar med sig av följande checklista över misstag att undvika vid implementering av ett nytt affärssystem:

  • 1 Otydlig omfattning och mål för projektet
  • 2 Överskatta viljan till förändring
  • 3 Underskatta arbetsbehovet
  • 4 ”Fel” projektledare
  • 5 Bristande engagemang från ledningen
  • 6 För lite användarutbildning

Han menar att de anställda, även om de varit missnöjda med det tidigare systemet, ofta känner ett motstånd mot förändring.

– De flesta är inte så himla sugna på förändring. Har du gjort samma saker under flera års tid, då är det krångligt att behöva lära om. Fastän det gamla systemet har varit svårt att använda så har man ändå lärt sig använda det och komma runt problemen. Även om det nya verkar lättare och har snyggare gränssnitt, så kanske man inte hittar i det. Eller så har de anställda fått nya arbetsuppgifter, eftersom man genomfört effektiviseringar i samband med bytet. Då upplevs det också som svårt.

– Låt de som påverkas av ett nytt arbetssätt vara med och påverka, inom givna ramar förstås. Utnyttjar man all samlad kompetens som finns hos de anställda blir förändringsbenägenheten mycket starkare.

För att lyckas med implementeringen behövs också ett tydligt formulerat mål. De som ska arbeta med det nya systemet behöver förstå vad som ska uppnås, hur de behöver förändra sina processer och varför detta behövs. För att lyckas med det krävs en engagerad projektledare, som enligt Henrik Frimodig inte ska vara någon av företagets andra chefer.

– Det är vanligt att sätta redovisningschefen som projektledare för att byta ekonomisystem och logistikchefen för att projektleda logistiksystembytet, men bara för att man är chef betyder det inte att man är en bra projektledare. Viktigast för projektledaren är att denne kan leda och genomföra projektet, inte att man kan själva området. Det finns så många andra specialister inom projektet som kan området.

Liksom att det i fallet med upphandling av affärssystem enligt Henrik Frimodig är viktigare att få rätt konsult från leverantören än att få den tekniskt mest avancerade lösningen, är människorna viktigare än tekniken även när systemet ska sättas i bruk.

– Affärssystemet är egentligen bara en avancerad miniräknare. Ligger den bara på bordet får den dig inte att räkna snabbare. Det gäller att utbilda personalen i att använda verktyget, det är där själva förbättringspotentialen finns.


Detta är andra delen i vår serie om affärssystem, första artikeln finns länkad nedan:Fem misstag att undvika när du upphandlar affärssystem