Skingra dimman kring juristen

Annons

Juristfunktionen har i många europeiska företag länge varit ett fredat område, eftersom utövandet av den juridiska konsten ofta har förknippats med komplexitet och specialistkunskaper. Bland andra ekonomiansvariga har haft svårt att argumentera med företrädare för juristfunktionen när man inte alltid har förstått vad juristerna arbetar med och hur de utför sitt arbete.

Om man emellertid släpper in solljuset i juristverksamheten och låter dimridåerna skingras så ter det sig dock varken svårt eller komplicerat. I verkligheten handlar nämligen juristens primära roll ofta om att utifrån sina juridiska kunskaper och sin erfarenhet kunna värdera och hantera risk kopplad till verksamheten ifråga. Det är ett hantverk som kan utövas på många sätt och där den klassiska advokatbyråns timbaserade upplägg – där det är en dygd att spendera mycket tid på varje ärende – tyvärr ibland letar sig in på företagen.

Dessutom är det relativt få chefsjurister som aktivt bedriver effektivitets- och produktivitetsprojekt. Detta beror på upplevd tidsbrist, andra prioriteringar och att dessa projekt ofta kan leda till en lägre budget, med den åtföljande risken att bli marginaliserad. Här finns det således mycket att göra för flertalet företag, vare sig man har en liten eller stor juristfunktion, och den investering som initialt krävs är i de flesta fall inte speciellt stor.

Den moderna juristfunktionen kännetecknas i dag av transparens i mycket av vad den gör, hur den tillhandahåller sina tjänster och produkter, men framförallt hur den bedriver sin verksamhet. En modern juristfunktion bör i dag ha en ansvarig alternativt en funktion vars huvudsakliga syfte är att initiera och driva projekt inom juristfunktionen (såväl som i samarbete med övriga funktioner) vilka genererar besparingar, ökad effektivitet och produktivitet.

Denna person eller funktion, vilken ofta refereras till som “Legal Operations” fungerar i korthet som en stödfunktion till juristfunktionen i övrigt med ansvar för allt från budget och rapportering till genomförandet av större projekt som it-lösningar och process-förenklingar.

I denna artikel tar jag upp några av de vanligaste projekten, hur dessa normalt hanteras och vad man kan förväntas uppnå i form av förbättringar och/eller besparingar. Ett första steg är dock att be juristfunktionen ta fram en lista över de projekt de har arbetat med under det senaste året och som har som mål att sänka kostnaderna, öka effektiviteten eller produktiviteten och vilket konkret och mätbart (!) resultat som har uppnåtts.

Benchmarks
Benchmarks utgör grundbulten till allt förbättringsarbete. Hur vet du vad som behöver göras om du inte har någon uppfattning om vad som idag utgör Best Practices vad gäller juristfunktionen? Börja därför alltid med att införskaffa dig en Benchmark (här bör juristfunktionen kunna hjälpa till) och skaffa dig en uppfattning om var företagets konkurrenter (när det gäller företagets produkter såväl som personal) står.
Identifiera med hjälp av juristfunktionen de projekt som är lättast att genomföra och som ger en god ROI. Titta också på vad som strategiskt kan lyfta servicen och sänka kostnaderna på sikt, beräkna ROI och, om det ser bra ut, be juristfunktionen ta fram ett förslag till projektplan.

Riskanalys
Genomför en riskanalys för företagets verksamhet i samarbete med juristfunktionen. Försäkra dig om att juristfunktionen lägger sina resurser på rätt saker. Be juristfunktionen ta fram en riskprofil för företaget och baserat på denna en så kallad ”Playbook” som klargör vem kan ta beslut i vilka frågor. Sanningen är att många frågor kan hanteras av andra funktioner i företaget om de får lite utbildning och riktlinjer att följa. Koppla en eskaleringsrutin till detta.
En Playbook reglerar frågor om vem som kan beslut om företagets intellektuella rättigheter, beloppsmässiga ansvarsåtaganden, rabattnivåer, betalningsvillkor etc. En väl skriven Playbook kan förkorta tiden det tar att ta fram ett avtal för underskrift avsevärt. Du får helt enkelt tillbaka produktionstid samtidigt som du nu vet att de frågor som företaget regelbundet hanterar ligger inom den riskprofil ni fastställt tillsammans.

Processoptimering
Effektiva processer med korta ledtider och beslutsvägar ger ofta stora tidsbesparingar. Gör till exempel en processkartläggning av den befintliga säljprocessen, inklusive alla funktioner som har en roll att spela i processen.
Ta hjälp av andra parter med kunskaper i processkartläggning och kartlägg fyra eller fler verkliga och slumpmässigt utvalda affärer från det föregående kvartalet. Leta efter möjligheter att korta ner tiden det tar från första offerten till påskrivet avtal. Kontrollera att överlämnandet mellan involverade funktioner i säljprocessen fungerar utan problem.
En finjusterad process kan avsevärt förkorta tiden det tar att ta fram ett avtal för underskrift avsevärt. Jag har själv upplevt exempel där en genomsnittlig försäljningscykel har gått från 14 till 5 dagar.

Outsourcing
Juristfunktionerna har många gånger en intressant relation och ett intressant förhållningssätt till de leverantörer de väljer att arbeta med. I många fall vänder sig bolagsjuristerna till den advokatbyrå där man har arbetat tidigare, eller till någon vän som nu arbetar på en advokatbyrå. Ofta struntar man i att konkurrensutsätta de advokatkontakter man har sedan tidigare och ursäkten som ofta används är att man känner personen väl och man vet att denne kan göra ett bra arbete.
I praktiken betyder det dock att man därmed inte sällan betalar en oprutad timtaxa som i de allra flesta fall kunde ha prutats ner med tjugofem procent eller mer om man bemödat sig att konkurrensutsätta den tilltänkta leverantören. Det finns alltid en rad jurister som kan utföra arbetet ifråga med samma eller bättre kvalitet, inom samma tidsram och till ett bättre pris.
Notera att det inte heller är ovanligt att advokatbyråernas fakturering är baserad på annat än faktiskt nedlagd tid. Har man en Legal Operations-funktion på plats så faller det sig naturligt att det är den funktionen som handlar upp tjänsterna och detta görs strikt baserat på pris/kvalitets/tillgänglighetsbasis och med användandet av fasta priser. Du kan också få extern hjälp att upphandla juristtjänster och det kan många gånger vara den bästa vägen att gå då det inte är helt lätt att avgöra om advokatbyrån ifråga har den kompetens de påstår sig ha.
Outsourcing är dock så mycket större än frågan om vilka tjänster och till vilket pris man skall upphandla tjänster från advokatbyråerna. I många företag är en stor del av det som i dag hanteras av juristfunktionen repetitivt och av låg värde/risk. Exemplen är många och varierar med den industri man arbetar inom. Det spänner från enkla sekretessavtal till återförsäljaravtal och de har alla några gemensamma nämnare. De återkommer i en stadig ”hög” volym, de är av relativt enkel beskaffenhet, de förhandlas relativt sällan (alternativt aldrig) och de är att hänföra till kategorin låg juridisk risk.
Oavsett hur den enskilda situationen ser ut så finns det i de flesta fall relativt billiga externa lösningar (läs Legal Process Outsourcers) om man vågar ta steget och har tålamodet att spendera lite tid på det mycket viktiga initiala relationsbyggandet och definitionen av tjänsten som ska utföras. Smarta lösningar kan här ge stora besparingar både vad gäller tid och kostnader.

Användandet av it
It kommer att spela en allt större roll hos juristfunktionerna framöver. Det finns redan i dag en uppsjö programvaror som riktar sig till den legala professionen och samtliga säljs med ett löfte om framtida besparingar. En del av dessa verktyg levererar också vad de utlovar och här finns det lösningar såsom eLearning-plattformar och eSignatures som ofta är väl värda investeringar.
Problemet när it-lösningar förs på tal är att många jurister reagerar reflexmässigt med ett avståndstagande och en förklaring till varför det aldrig skulle fungera på just detta företag. Många är helt enkelt rädda om sina jobb och andra tycker att juridiken är en konstart vars kreation endast kan förmedlas av en människa av kött och blod. Sanningen är dock att en ökande del av åtminstone de amerikanska företagen använder it-lösningar för att spara pengar och för att få en helt annan skalbarhet och förutsägbarhet vad gäller bland annat de kommersiella kontrakten.
Vad som fungerar för just ditt företag, stort eller smått, avgörs i de allra flesta fallen utifrån hur vissa aktiviteter kan standardiseras och lämnas utan konstant tillsyn. Här behövs oftast en djuplodande och systematisk genomgång av juristfunktionens arbetsuppgifter, avtal med mera, för att man skall kunna avgöra om delar av arbetet kan automatiseras och om det kan göras med en rimlig ROI.

Några it-lösningar som kan vara av intresse:

  • eLearning
  • eSignatures
  • Contract Data Base
  • Hot Line/Whistleblowing
  • Knowledge Management
  • Open Source Review Tool
  • Subsidiary Management Tool
  • Software License Management Tool
  • Reseller/Distributor/Partner review/vetting Tool

Det sker en tyst revolution i vårt stora grannland i väster. Allt fler juristfunktioner driver sin verksamhet som en mer traditionell affärsenhet där tydliga mål styr verksamheten och där samma besparings- och effektiviseringskrav tillämpas som för övriga delar företaget. Här ligger flertalet av de svenska och nordiska juristfunktionerna långt efter och det är minst sagt bekymmersamt i en alltmer globaliserad handel.

Som sagt: släpp in solljuset i juristverksamheten och låt dimridåerna skingras. Det behöver varken vara svårt eller komplicerat!