Sluta digitalisera (om du inte vet varför)

Annons

I kölvattnet av digitaliseringen följer stora datamängder (big data) som kan genereras i realtid och analysverktyg för att bearbeta densamma, men långt ifrån alla vet hur man ska dra nytta av detta. Det är lätt att handla i panik när man tror att man är sist på tåget, men istället bör man stanna upp och göra hemläxan ordentligt innan man sjösätter ett stort digitaliseringsprojekt.

Först och främst – ni ska inte sluta digitalisera, för i ärlighetens namn så är det faktiskt inte en möjlighet om man som företag vill överleva i framtiden. Men i Sverige är det många företag, framför allt små och medelstora, som inte vet hur de ska ta sig an den här utmaningen.

Svenska företag ligger efter
Det finns gott om rapporter och under­sökningar som visar på att svenska företag ligger efter konkurrenter i resten av världen. Det kommer varningar om att Sverige tappar mark som innovationsland inom digitalisering. Som CFO eller ledande befattningshavare är det lätt att känna av stressen och agera därefter vilket sällan är vägen till framgång.

Rädslan för digitaliseringsprojekt ligger ofta i att det är svårt att se omfattningen av ett sådant projekt i förväg. Man förstår att arbetssätt och organisation kommer att påverkas men inte hur mycket och på vilket sätt. Okunskapen kring digitalisering är ytterligare en bidragande orsak till att man inte vet hur man ska sätta igång. Men att stoppa huvudet i sanden är ingen utväg då det kommer resultera i ett ogenomtänkt projekt, som inte bara kommer kosta mycket pengar utan också fokusera på fel saker.

Vad kan man då göra för att komma igång med digitaliseringen i företaget på ett bra sätt? Här är fem grundläggande saker som du som CFO kan tänka på för att lägga grunden till ett lyckat digitaliseringsarbete:

  • Gemensam målbild och noggrann analys kring varför och hur.
  • Rätt kunskap och en vilja att förändra hos ledningen.
  • Långsiktig planering och stegvis implementering.
  • Ha lite is i magen och digitalisera rätt saker i rätt ordning.
  • Hitta rätt samarbetspartner.

Gemensam målbild och syfte
Att digitaliseringen inte går att hindra är ett faktum men diskussionen idag handlar alldeles för lite om varför man digitaliserar och vad man hoppas uppnå. Det är ju inte digitaliseringen i sig själv som är målet utan det som den resulterar i.

Oavsett syftet är det också viktigt att göra en noggrann analys kring vad digitaliseringen medför för kunderna, företagets erbjudande och/eller medarbetare. ­Kommer kunderna vara intresserade av att köpa våra nya tjänster och kommer våra medarbetare att anamma nya arbetssätt och processer?

Som nämnt öppnar digitaliseringen ofta upp för insamlande av stora mängder data. Att redan på förhand fundera på hur datan ska användas och tolkas kan innebära att man skapar en realistisk bild av möjligheterna och en samsyn kring hur den kan användas som framtida styrmedel.

Det är dessutom vitalt att alla i organisationen har samma bild av vad digitalisering innebär för bolaget och för branschen i stort. Det kan också vara till nytta att titta på konkurrenterna och vad dessa gör samt på andra företag i närliggande branscher som man tycker har gjort rätt.

Hög förståelse i ledningen
En av de grundläggande uppgifterna för ledningen är att ha koll på samtiden och bevaka omvärlden för att säkerställa bolagens framtid. Ofta kan det huvudsakliga ansvaret för detta ligga på bolagets CFO som måste förstå och analysera trender och hur dessa påverkar företaget och verksamheten. På CFO:ns bord ligger kanske även ansvaret för att effektivisera verksamheten och se till att eventuella anpassningar som görs slår väl ut. Det kan handla om det övergripande ansvaret för att en investering i ett IT-system verkligen slår väl ut eller att utbildningsinsatser som görs ger utdelning.

Men digitaliseringen är ingen one-man-show. Vissa bolag idag har valt att lägga digitaliseringsansvaret på en Chief Digital Officer eftersom man vill ha en dedikerad och digitalt kunnig person som leder digitaliseringsarbetet. Även om detta kan vara bra är det av yttersta vikt att hela ledningen, och i synnerhet VD och CFO, är involverade och insatta då digitaliseringen är starkt länkad med bolagets övergripande strategi.

Att hela ledningen har kunskap och förståelse för digitaliseringen, och kan kommunicera den på ett pedagogiskt sätt, är viktig för att få acceptans från övriga medarbetare. Många av dessa kommer att se att deras arbetsuppgifter förändras, eller kanske till och med försvinner, och det måste finnas ett förtroende för att ledningen har kontroll över situationen och kommer säkerställa att de anställda tas om hand i framtiden. Det är centralt att redan innan man börjar analysera och fundera över om medarbetare kommer att kunna och vilja anamma de nya arbetsprocesserna och arbetssätten. För utan detta kommer digitaliseringen misslyckas.

Gör inte allt på en gång men gör i rätt ordning
Om man har syftet med digitaliseringen någorlunda väl förankrat i organisationen kan man börja planera. Här är nog en av de viktigare poängerna att inte göra allt på en och samma gång. Prioritera vilka delar av organisationen som har mest att tjäna på att digitalisera och börja där. Prioritera också att ta några av de ”enklare” delarna först för att skapa en positiv känsla för digitaliseringen.

Vidare är det bra att tänka igenom så att man digitaliserar de processer som är nära sammanlänkade på samma gång eller i anslutning till varandra. Ett exempel där det blir ganska tydligt att man inte har funderat igenom just detta ordentligt utan digitaliserat lite på måfå är så som det ser ut på många håll inom e-handeln. Där är det inte helt ovanligt att man efter en helt digital beställningsprocess, och digital hantering av ordern hos det säljande företaget, skickar en pappersfaktura.

Att inte hoppa på första tåget
När trycket på förändring är hårt är det inte lätt att ta det långsamt men det finns skäl till att göra så. Trots allt finns det exempel på tjänster som när de kom ansågs revolutionera men som egentligen inte löste problemet på riktigt.

Ett sådant exempel är kvitto-appar. För visst tyckte de flesta av oss att kvitto-appen var smart? Man fotade ett kvitto, skickade det till ekonomiavdelningen. Men sen satt ekonomiavdelningen och manuellt fyllde in informationen från bilden på kvittot in i systemen. Det var ju inte speciellt digitalt om vi ska vara ärliga. Idag har vi kommit vidare från detta, kvitton kan fås digitalt redan från början och bildanalysprogram börjar bli så smarta att de kan läsa av informationen i kvittot så den manuella hanteringen blir mindre och mindre.

Eftersom förändringar tar tid och resurser är det av yttersta vikt att man investerar i hållbara och långsiktiga processer som inte ­kommer att vara omoderna inom snar framtid.

Ha flera att hålla i handen
När man säger digitalisering är det många som direkt tänker på olika mjukvarubolag som exempelvis kan digitalisera ekonomi­hanteringen, eller logistikflödena i ett bolag. Men det finns även en rad andra som kan hjälpa till och framför allt komma med olika perspektiv när det kommer till ett företags digitaliseringsresa. Initialt är det viktigt att ha många olika ingångar, digitaliseringen handlar så klart om att förändra och effektivisera processer, såväl interna som externa, inom en rad olika områden.

Är man ett digitalt omoget bolag är det bra att ta in någon som kan hjälpa till att definiera vad digitalisering betyder och utbilda företaget i detta.

Det är också viktigt att komma ihåg att alla förändringar måste förankras och accepteras av de anställda och kunderna. Därför kan det vara läge att plocka in rådgivare från fler än ett ställe. Visst innebär det potentiellt en högre prislapp för digitaliseringen men det ökar chansen för att lyckas. Att ta in en extern HR-expert när man digitaliserar HR-processerna och en lean-expert när man digitaliserar produktionsflöden. Ju fler infallsvinklar man får inför en digitaliseringsprocess desto större är chansen att man har en genomtänkt strategi och plan.

Dra igång digitaliseringsarbetet så fort du bara kan
Det finns all anledning att dra igång digitaliseringen så snart som möjligt eftersom det kan öppna upp enorma möjligheter. Men det gäller att göra rätt så skynda långsamt. Ledorden i en sådan här process är förankring, analys, metodik, stegvis implementation och uppföljning. Se till att ha en genomtänkt processkedja och ta en sak i taget och börja med det enkla för att kunna visa på framgång. Den interna kommunikationen är oerhört viktig genom hela processen för om medarbetarna inte har en förståelse och vilja kommer inte digitaliseringen att lyckas och då står man som företag än sämre rustat än innan digitaliseringen.