Små outsourcingavtal växande trend

En av de största drivkrafterna med outsourcing är att slippa problem. Av detta följer naturligtvis att ju större problem man outsourcar, desto gladare blir man. Eller?

Tyvärr inte. Den starkaste trenden inom outsourcing nu är entydig – mindre storlek på avtalen, tydligt avgränsade.

Jag har bra fakta som backar upp det jag säger. Av vår senaste studie av den globala outsourcingmarknaden, för år 2013, framgår svart på vitt att avtalens storlek minskar. Ganska rejält dessutom. I genomsnitt har värdet på ett outsourcingavtal minskat med 6 miljoner dollar jämfört med 2012. Detta innebär dock inte att outsourcing blivit mindre populärt. Men, som sagt, avtalen blir mindre och leveranserna mer specialiserade.

I fjol räknade vi till över 1 000 outsourcingavtal på mellan 5 och 39 miljoner USA-dollar. Det är denna storlek som här betraktas som ”små”. Det kan jämföras med 673 stycken 2008. De ”stora” affärerna, värda över 100 miljoner USA-dollar, minskar i ungefär samma omfattning som de små affärerna ökar.
Så vad beror detta på? Varför vill man inte ”lösa hela problemet”?

Det är ett par olika faktorer som ligger bakom. Den viktigaste är sannolikt att kundföretagen blivit bättre på att förstå sina outsourcingpartners affärslogik och drivkrafter. I outsourcingbranschens barndom sålde man outsourcing med i stort sett enda argument: stordriftsfördelar.

Ett vanligt uppdrag kunde vara att drifta en stordatorhall med ett antal applikationer, eller att ta hand om en viss process. Lönekörningar och fakturering är exempel på relativt enkla processer som inte skiljer sig åt särskilt mycket mellan olika företag.

En outsourcingleverantör kunde då givetvis få en bra effektivitet genom att köra löner eller fakturering för flera hundra bolag, jämfört med om vart och ett av dessa skulle göra samma sak på egen hand.

Det är dock inte denna stordriftsfördel som är själva kärnan i outsourcingbolagens affärsmodell. Det är i stället Moores lag, som ungefär går ut på att en dators kapacitet fördubblas var artonde månad eller så – utan att för den skull bli dyrare.

Outsourcingleverantörerna har länge levt väldigt gott på långa och stora avtal. Man skriver ett avtal med kunden år 1, där man lovar att producera arbete X för ett pris som ligger typ 20 procent lägre än vad kundens egna produktionskostnad är – vid avtalstillfället. Avtalet löper över åtta till tio år. Redan efter ett och ett halvt år har Moores lag sett till att outsourcingsleverantörens produktionskostnad blir 50 procent lägre än vid avtalets början. Men kunden betalar fortfarande samma pris – i sex till åtta år till. Det blir en bra affär.
Detta har kunderna lärt sig för länge sedan. De har också lärt sig att det inte är särskilt smart att outsourca hela sin it-verksamhet – alltså att ”lösa hela problemet”. Ett av skälen till detta är att det då knappt finns någon kvar i kundorganisationen som kan beställa, följa upp, jaga, klaga och kravställa. Då kan man bli sittande med en massa problem – dålig kvalitet, missnöjda medarbetare, bristfällig utveckling av nytt verksamhetsstöd för att ta tillvara nya affärsmöjligheter, och så vidare.
Den slutsats vi drar av vår studie är att det framförallt är det sistnämnda som gör att kunderna söker sig till mer specialiserade och därmed mindre avtal. Affärsbehoven, i kombination med det faktum att många kundföretag byggt upp den beställarfunktion och styrningsfunktion som kanske försvann när man gjorde de gamla ”stora” avtalen, gör att man vill ha mindre avtal, som också är kortare.

Varför verkar det då som om de stora och långa avtalen begränsar kundorganisationens förmåga att snabbt anpassa sig till nytt affärsklimat och stödja nya affärsmodeller?

Främst just för att de är stora och därmed svåra att förändra. Kundorganisationerna ser hur snabbt allting ändras runt om i världen, inte minst inom it. Software as a service, saas, har förändrat hur vi köper och använder applikationer. Cloudlösningar har också förändrat detta, men också hur vi lagrar information och – framförallt – hur vi arbetar. Mobila lösningar är vardagsmat i de flesta stora organisationer idag, och de är väldigt svåra att få till utan cloudlösningar.

Det är den här typen av lösningar som kundföretagen är mest intresserade av. Då kan man snabbt skaffa en lösning som löser ett specifikt problem, när behovet uppstår. Och leveransmodeller som saas och cloud gör det också möjligt för leverantörer av väldigt specialiserade lösningar at snabbt nå en stor kundbas. Det finns helt enkelt en väldig massa bra lösningar att välja mellan.
Denna ganska extrema specialisering kan inte rymmas i ett stort, generellt outsourcingavtal.

Konsekvensen av dessa mindre avtal är naturligtvis att kundföretagen då måste skaffa fler leverantörer. Är detta okomplicerat? Inte alls. Det kräver att man har en bra beställarorganisation och robusta processer för styrning av sina leverantörer.

Som jag beskrivit i flera andra artiklar är detta inte alls enkelt. Men det går självfallet att lösa och det finns många exempel på hur man på ett effektivt sätt kan hålla reda på ett stort antal outsourcingpartner.

Det skifte vi ser mot mindre avtal reflekterar hur it-industrin förändras. De processer som olika leverantörer idag tillhandahåller kan vara extremt specialiserade – men de drivs som fabriker. De har också ungefär samma robusthet som en väl fungerande fabrik. Detta beror naturligtvis i hög grad på att de är väldigt standardiserade. Kunderna köper en väldigt specialiserad lösning för ett väldigt specifikt problem, men lösningen finns i bara en version. Detta minskar risken för fel högst betydligt. Den absoluta motsatsen är de egenutvecklade systemen, som många kundföretag utvecklade förr i tiden. Många outsourcingleverantörer har tjänat stora pengar genom åren på att underhålla och förvalta sådana system.

It-branschen har mognat på ett påfallande sätt genom användandet av nya leveransmodeller som saas och cloud. För kundföretagens del innebär det att man minskat risken att bli försökskanin till sin outsourcingleverantör. Man kan istället välja en stabil, speciallösning från ett expertföretag som inte gör något annat än att fila och putsa och vidareutveckla lösningen.

Det förtjänar förstås också att påpekas att de stora outsourcingavtalen sällan omfattar den allra mest verksamhetskritiska delen av it. De omfattar oftast infrastruktur, applikationsförvaltning, viss nyutveckling samt helpdesk och andra medarbetarnära uppgifter.

Lösningarna som ska stödja nya affärsmöjligheter har legat utanför. Idag ser vi en tydlig trend där investeringarna i driftsoutsourcing minskar och där man istället skiftar över resurser till mer branschspecifika lösningar, eller till lösningar för viktiga funktioner – exempelvis försäljning.

Jag började denna artikel med att prata om ”stora problem”. Blir man av med de stora problemen om man väljer mindre omfattande outsourcinglösningar? Inte nödvändigtvis och inte per automatik. Men chansen är ganska stor att man skaffar sig processer och verksamhetsstöd som hjälper organisationen att nå större framgångar. Det är inte det sämsta.

Om skribenten: Anders Snihs är director hos ISG och ansvarig för benchmarkingtjänster på den nordiska marknaden. Han är även expertkrönikör hos CFOworld inom it-management och molnlösningar.