Smart system för svenska gåvor

Annons

Mitt på den allra mest trafikbrusiga delen av Sankt Eriksgatan i Stockholm öppnar sig ett valv in till en lugn innergård, omgiven av anrika tegelfasader från en annan epok. Här huserade ursprungligen en cykelfabrik, men numera är industriarbetet utbytt mot kontorsarbete.

– De här miljöerna är rejält k-märkta, så vi har fått vara ytterst varsamma under renoveringen, berättar Fredrik Hedberg, CFO på Unicef Sverige som huserar på översta våningen i den inre delen av fastigheten.

Lokalerna tillhör hans ansvarsområde, och inne på hans kontor sitter spår av den knappt avslutade renoveringen, i form av en provkarta med textilier som ska kunna matcha de numera vitmålade trägolven.

Fredrik Hedberg, Unicef

Han började på Unicef Sverige för fem år sedan, och lockades då av både verksamheten i sig – ”jag har själv småbarn, det är lätt att känna ett engagemang för en organisation som denna då” – och av att han såg att det fanns stora möjligheter att utveckla Unicefs ekonomifunktion.

– När jag tog en närmre titt så märkte jag att det överlag var en väldigt välskött verksamhet med ytterst kompetenta med­arbetare, men att den rymde alltför mycket manuell hantering i just ekonomi­funktionen.

Han beskriver det dåvarande ekonomisystemet som ”gammaldags”, där många arbetsmoment tog onödigt lång tid att utföra. Dessutom var ekonomiavdelningen en trång sektor i organisationen, så det slösades tid när ”allt” skulle slussas genom dem.

– Min ledstjärna är att informationen ska vara tillgänglig för alla; man ska inte behöva vänta på ekonomifunktionen för att exempelvis få fram en rapport, säger Fredrik Hedberg.

Det fanns också en annan möjlig vinst med att få ut ekonomisk information till fler visste han, nämligen att göra alla i organisationen mer medvetna om flödet och statusen.

– Jag vill att alla ska tänka resultaträkning. Det är inte lätt, men med det nya verktyget finns förutsättningarna på plats i alla fall.

De valde att arbeta med Qlikview, något som Fredrik Hedberg utan omsvep kallar för ”det bästa verktyget på marknaden för BI”.

– I min position, som representant för den här typen av organisation, måste jag vara ­ytterst försiktig med att hylla enskilda aktörer. Men i det här fallet känner jag ingen tvekan.

Fredrik Hedberg

Unicef Sveriges lösning innebär att varje budgetansvarig gör sin egen budget i ett Excel-ark som sedan används med Qlikview som budgetmotor, varifrån den exporteras in i Navision. Genom att de har en helt elektronisk fakturahantering, som bokförs av samma personer som har gjort budgeten, blir det ett ytterst kvalitativt, transparent och användbart system, menar Fredrik Hedberg.

– Det har varit lättare än jag trodde att få det att fungera i praktiken. Men så är systemet också mycket användarvänligt och logiskt. Nu har vi precis det som jag såg framför mig: att alla kan följa upp både sin egen verksamhet och se hela kedjan med alla kopplingar som påverkar utfallet, säger han nöjt.
Problemet med ekonomifunktionen som en ”trång sektor” har de också blivit av med.

– Det sparar tid generellt i organisationen och – inte minst – för oss på ekonomiavdelningen. För det var ju otaliga gånger om dagen någon kom och frågade sådant som ”kan ni hjälpa mig att ta fram den här fakturan?”. Nu har alla tillgång till allt.

För egen del har han också upplevt hur det nya systemet har inneburit en konkret tidsbesparing i samband med månadsbokslut.

– När jag började här kunde jag få ägna flera dagar åt att försöka navigera rätt bland uppgifterna för att göra ett bokslut. Nu kan jag få fram samma information på två timmar.

Alla effektiviseringar som Unicef Sverige har gjort med hjälp av det nya systemet har lett till att de har kunnat spara in resurser på ekonomiavdelningen. Resurser som de istället har kunnat lägga på att arbeta med insamlingsverksamheten.

För det är ju det allt handlar om – att Unicef Sverige får pengar från privatpersoner och företag, för att använda dessa medel i syfte att skapa en bättre situation för barn som är i nöd eller behov av hjälp. Den största delen av intäkterna från deras privatgivare kommer från det de kallar ”Världsföräldrar” som har tecknat upp sig för en stående gåva via autogiro.

– Det är fascinerande att se hur vi lyckas få med oss allt fler Världsföräldrar. Förra året stod de för nästan 300 miljoner kronor i donationer, av totalt 670 miljoner. Det är ett våra viktigaste ben, tillsammans med pengarna som kommer in från Ikea, Postkod­lotteriet och H&M.

Unicef är en del av FN men finansieras via regeringsbidrag och insamling, och såväl deras inriktning som ekonomiska mål styrs ytterst från organisationens huvudkontor i Genève.

– Vi har en övergripande plan därifrån med förväntningar på det vi ska leverera, som sedan går att följa i applikationen ända ner till budgetar och aktiviteter på affärsansvarignivå. Det blir alltså väldigt tydligt hur de olika delarna hänger ihop och är beroende av varandra.

Fredrik Hedberg konstaterar att det inte lär vara vanligt att hitta samma utbredda medvetenhet om övergripande mål och strategier på andra företag och organisationer.

– Många gånger är man fokuserad på sin egen uppgift, och det kan väl vara gott nog, men jag vet att de allra flesta tycker att det är väldigt stimulerande att kunna se sin del i helheten på det här sättet från övergripande mål ner till egen prestation.

Även om han är påfallande nöjd med deras lösning, så är han fortfarande på jakt efter möjliga förbättringsområden. Nyligen har de gjort om gränssnittet för presentationen av resultaten, för att göra den mer användarvänlig.

– Tidigare kom man in på en extremt detaljerad nivå, i princip på radnivå i budgeten, men det blir väldigt komplext för ”medelanvändaren”. Det är viktigt att ha tillgång till mycket information, men om man presenteras alltför mycket information är det lätt att känna ett motstånd.

Förra året innebar ett resultatrekord för Unicef Sverige, med 670 miljoner kronor i donationer, en ökning med 14 miljoner kronor från 2013. 297 miljoner kronor kom från Världsföräldrarna, vilket var hela 43 miljoner kronor mer än 2013.

Unicef Sverige lever givetvis under noggrann kontroll och har bland annat ett krav från Svensk Insamlingskontroll att 75 procent av donationerna ska gå in i programverksamheten, alltså till deras arbete med att förbättra villkoren för världens barn.

– Internationellt har Unicef har samma krav, men här i Sverige har vi satt en egen ambitionsnivå om att ligga över 85 procent. De två senaste åren har vi lyckats nå 89 procent, vilket jag är mycket nöjd med.

Fredrik Hedberg berättar att han då och då stöter på myten om att det inte ska behöva finnas några kostnader i en ideell verksamhet.

– Det är en rätt märklig tanke, och väldigt långt från verkligheten. Det har funnits en period då Unicef Sverige agerade så, och hade ytterst låga kostnader. Men då hamnade donationerna i storleksordningen runt 12 miljoner kronor. Närmre 700 miljoner kronor samlar inte in sig självt. Viktigt att framhålla är alla de aktörer som erbjuder oss pro bono-tjänster eller -system. De har en stor del i vår framgång.

Ambitionen är att växa vidare, och har tillväxtmål från moderorganisationen i Genève, men för att lyckas med det krävs satsningar.

– Vi är inte främmande för att göra satsningar, men de måste göras med stor omsorg och vi ställer hårda avkastningskrav på dem. Vi utgår från ett ROI fem på tre år, vilket jag är säker på skulle få många företag att rygga tillbaka…

Fredrik Hedberg

Innan Fredrik Hedberg började på Unicef Sverige arbetade han som ekonomichef på European Aeronautical Group, Deras verksamhet kretsade i första hand kring att optimera prestandalösningar för främst SAS och British Airways, digitallösningar inom olika delar av flygbranschen – i kombination med att producera tryckta kartor som piloter använder vid flygningar.
Dessförinnan hade han haft olika positioner inom Visma Services, bland annat konsult, key account manager och vice avdelningschef för den internationella avdelningen.

– Mina år på Visma har varit väldigt ­nyttiga, eftersom jag fick arbeta med alla tänkbara typer av bolag och branscher. Jag har också fått egen erfarenhet av i princip alla delar i en ekonomifunktion, något som har varit mycket värdefullt i den stora renoveringen av ekonomifunktionen här på Unicef Sverige.

En bred erfarenhet är något som han tror är en viktig förutsättning för att kunna bli en bra CFO – ”det gör att man får respekt för de olika delarna inom ekonomifunktionen och har en förståelse för hur man kan optimera ett bra flöde”.

– Annars tycker jag att man måste vara nyfiken i den här rollen. Man måste våga och vilja testa nytt, i kombination med att man är envis så att man kan driva igenom det i organisationen.

Enligt internationella beräkningar är det för närvarande 30 miljoner (!) barn som befinner sig i flykt på olika håll i världen.

– Mediabevakningen av kriser är något som tydligt påverkar viljan att donera pengar. Just nu är det stort fokus på Syrien, men det är dessvärre bara en av otaliga oroshärdar. Det finns ett stort gap mellan behovet av våra insatser och de resurser vi har, säger Fredrik Hedberg.

Därför arbetar de vidare med att få in såväl nya företagspartner vid sidan om stora aktörer som Ikea, H&M, Postkodlotteriet och Gina Tricot,

– Dessvärre har man inget skatteincitament för att göra företagsdonationer i Sverige. Jag vet att kollegor i USA kan få in stora gåvor, mycket tack vare andra regler som gör att det i princip går att skatteplanera med donationer.

När det gäller privatgivarna riskerar det att bli försämrade villkor efter nyår.

– Den lilla skattereduktion som finns för privatpersoner för närvarande kommer att tas bort om den föreslagna budgeten går igenom. Enbart genom att vi inte kan kommunicera det har medfört att antalet personer som väljer att höja sitt bidrag har minskat med 50 procent. Men det är ju i och för sig inte helt säkert att den delen kommer att genomföras…

Oavsett hur de kommer att satsa på tillväxt framöver så är Fredrik Hedberg helt inriktad på att fortsätta finslipa effektiviteten i deras ekonomifunktion.

– Folk ger oss pengar, och det är vår förbaskade skyldighet att förvalta dem så väl som möjligt.