Tema: Månadsrapportering – så blir du effektiv med rätt teknik

Magnus Eriksson, ansvarig för affärsservice och Visionsbyrån online inom Pricewaterhouse Cooper, PWC:

Går det att snabba upp sin månadsrapportering utan att öka misstagen?

– Ja, det kommer ju nya system och ny teknik hela tiden. Det handlar om att införa ett system och lägga upp ett flöde och en process så att man får ett korrekt underlag. Mindre bolag kan vinna mycket med ny teknik, till exempel när det gäller e-fakturor och skanning av leverantörsfakturor. De stora bolagen har redan snabbat upp sin månadsrapportering mycket.

Vad är ditt bästa tips för att kunna stänga böckerna snabbare?

– Att använda sig av ny teknik. Om man jobbar mer med IT-flöden och digitala leverantörsfakturor som ska godkännas och tas in i systemet blir det bättre kvalitet på rapporteringen, du följer hela processen och har kontroll. Då får du en varning om några fakturor ligger och stoppar någonstans.

Vad är bästa tipset för att undvika misstag vid snabbare stängning?

– När man ska börja använda ett ekonomisystem gäller det att man verkligen gör hemläxan, sätter sig ner och går igenom rutinerna och gör en förstudie. Det är bättre att lägga energi från början när man implementerar ett ekonomisystem, än att försöka lösa det senare. Sen krävs att medarbetarna får utbildning för att använda det rätt och att de känner sig engagerade.

Vilket tror du är det vanligaste skälet till att månadsrapporteringen drar ut på tiden?

– Det kan vara många olika skäl, en del är väl tekniken. Man kan få problem om man har riggat ett system som inte fungerar i praktiken. Eftersom varje bolag är unikt, så behövs det en ordentlig förstudie för att se vad systemet får för påverkan på ekonomifunktionen.

Detta är sista delen i en serie i tre delar