Tema tid: Tomaten som sparar din dag

Tekniken, som tidigare använts mest av mjukvaru-utvecklare, kan enligt anhängarna användas av alla yrkesgrupper som har någon slags inflytande över sitt eget schema.

– För till exempel en CFO passar det ju jättebra. Många som är projektledare eller chefer tänker: ”Det där passar inte mig, för jag måste vara tillgänglig och kunna svara på frågor jämnt”, men de svarar ju inte på frågor var femte minut, ofta är det ganska mycket tid man disponerar själv, säger Staffan Nöteberg, it-konsult och författare till boken Pomodoro Technique Illustrated.

Kort förklarat går metoden ut på att arbeta koncentrerat i korta intervall, för att därefter ta en paus och överblicka sin arbetsprocess. Utrustningen som krävs är tre papperslappar och en klocka för tidtagning.

En arbetsdag enligt pomodorotekniken:

  •  På det första pappret underhåller du en osorterad lista med alla uppgifter som du tänker att du ska göra under de närmaste veckorna. Välj därefter ut de viktigaste uppgifterna som du kan hinna med under dagen och skriv ner dem som en att göra-lista på det andra arket papper. Börja med det viktigaste.
  • Ställ klockan på 25 minuter, eller den tid som passar dig, denna tidsperiod kallas en pomodoro. Arbeta med uppgiften som du satt överst i din att göra-lista till dess att tiden gått ut. När tiden gått ut, markera en genomförd pomodoro på din att göra-lista.
  • Ta en tre, fyra minuter lång paus, där du helt släpper tankarna på arbetet. Efter var fjärde pomodoro tar du en längre paus.
  • När pausen är slut: Bestäm dig för vilken uppgift som är viktgast, kanske ska du fortsätta med uppgiften du höll på med, om den inte är avslutad, eller så ska du prioritera om och påbörja en annan uppgift.
  • Ställ klockan, påbörja nästa pomodoro.

Under tiden som du fokuserar på dina olika uppgifter ska du också markera vilka andra uppgifter som dyker upp under tiden och skriva ner dem i botten på din att göra-lista. Det kan vara både egna impulser som att du blir hungrig eller måste ringa ett samtal och impulser utifrån som att någon kollega behöver hjälp. Dessa uppgifter tar du itu med efter att din pomodoro är avslutad. På ett tredje papper skriver du ner hur bra uppgifterna går.

Metoden verkar handla om att fokusera på en sak i taget, är det något mer än så egentligen?

– Jag skulle påstå att det är ganska mycket mer än så. Man har den tid man har, det är svårt att påverka hur mycket tid man har. Däremot kan man påverka vad man lägger sin uppmärksamhet på. Mycket tid går åt till saker som, när man granskar dem i efterhand kanske inte var det viktigaste att lägga tid på, säger Staffan Nöteberg.

– Det här gör att man får en överblick över vad som är viktigt och kan fokusera på det man ska göra. Men man kan inte både fokusera och ha en överblick samtidigt, med pomodorometoden delar du upp tiden för att göra båda delarna.

Han påpekar att metoden kan minska stressen eftersom varje genomförd pomodoro blir ett uppnått mål. Att bryta ned stora, komplexa uppgifter i pomodoros gör dem mindre svårbegripliga och enklare att arbeta med.

– Det allra viktigaste är att man lägger sin uppmärksamhet på rätt sak, det man själv tycker är viktigast. Problemet för de flesta är att de inte prioriterar. Om de tänker efter vet de nog vad som är viktigast, men det kan man inte göra om man är upptagen med att fokusera på annat. Prioriterar man inte gör man det roligaste, eller det som är framför ögonen på en just då.

Vilka misstag bör den som vill börja använda pomdorometoden undvika?

– Ett misstag som är lätt att göra är att börja för ambitiöst och tänka att man ska följa den till punkt och pricka från dag ett. Och man måste inte göra precis enligt beskrivningen, metoden är adaptiv, den ska anpassas efter ens egna förutsättningar. Det kanske är för långt med 25 minuter, då kan man prova med 15 minuter och ta en kortare paus. Sen gäller att man inte fuskar och struntar i att ta en paus. Det är lätt att tänka ”nu har jag så kort tid kvar innan jag är klar”, men man kan faktiskt inte veta hur långt tid en uppgift tar.