Tiden är vår största fiende

Vågar jag lämna ifrån mig mina finansiella data utanför bolagets brandväggar? Vad händer om data sipprar ut eller om molnleverantörens datacenter hackas?  Idag visar en ny undersökning att attityden förändrats – molnet ses nu som affärskritiskt och säkert men oron har istället flyttats till farhågor om att molnleverantören inte hänger med alla regler, lagar och rapporteringskrav som konstant förändras. Attitydförändringen är något av ett paradigmskifte och har skett så snabbt att det kan vara värt att borra sig ned lite djupare i skälen bakom.

Den övergripande förklaringen är dock ganska enkel. Tiden är vår största fiende. Och molnet den enskilt största frigöraren av tid just nu.

I tidigare krönikor har jag skrivit om de nya spännande arbetsuppgifter och möjligheter som finansavdelningen står inför. De har handlat om alltifrån CFO:ns nya roll som informationsmäklare mellan olika avdelningar till att vi behöver anställa dataanalytiker på finansavdelningen. Den gemensamma nämnaren är att alla dessa nya spännande uppgifter är förknippade med utökat ansvar och ökad tidsåtgång för finansavdelningen. Låt oss gå igenom några av de viktigaste tidstjuvarna.

Ökande interna behov av finansiella rapporter
Kvartalsrapporter har blivit månads­rapporter som blivit dagliga rapporter. Idag behöver vi ha en realtidsuppdatering om hur verksamheterna sköter sig. Kontoavstämning är en kritisk process som blivit allt mer komplex. Snabbt skiftande legala rapporteringskrav och ett ökande behov från verksamheten av korrekt och aktuell finansiell information har gjort att efterlevnadskontroll (compliance) blivit en allt ­tuffare uppgift för ekonomiavdelningen. Ställs frågan till finanschefer är förväntningen att arbetsbördan kommer att öka – eller åtminstone vara konstant – de kommande åren.

Ändå använder 60 procent av bolagen manuella processer för kontoavstämning. Detta leder ofta till en process som involverar alltifrån mail, telefonsamtal och fysiska möten och som i sin tur resulterar i en frustrerande oklar verifieringskedja och onödiga fel. För organisationer som har många verksamheter och arbetar på flera marknader med olika redovisningsprinciper blir ineffektiviteten ett faktum.

Den externa rapporteringen ändras ideligen
Den nuvarande största upplevda farhågan med molnet, det vill säga att molnleverantörerna inte hinner med nya rapporteringskrav och förändrade regelverk, hänger förmodligen ihop med att detta börjar bli en av de värsta tidstjuvarna på företagen. Så fort man har fått en process eller rapport att fungera så tillkommer en förändring som ofta kräver att man måste börja om från början igen.

Bredare ansvarsområden
Idag är vi involverade i betydligt fler områden än tidigare. Vår stringens när det gäller att hantera siffror, nyckeltal och information har lett till att vi också blir inbjudna till marknadsavdelningens eller HR-avdelningens strategimöten. Kraven på mätbarhet har ökat, inte bara inom finans. Och för att deras egna nyckeltal ska kunna bli relevanta så bör de också kopplas ihop med de finansiella nyckeltal som företag och organisationer arbetar utifrån.

Chefsrollen förändras
En avdelning som styrts hårt av lagar, regler och rapporteringskrav får också en viss typ av kompetensprofil och ”kultur”. När arbetsuppgifterna och ansvaret ökar behöver också kompetensmixen förändras och nytt blod tillföras till avdelningen. ­Milleniegenerationens krav på arbetsgivaren ser helt annorlunda ut för att de ska känna sig engagerade och lojala. Innovation och utveckling måste finnas på agendan och en förbättringskultur implementeras.

Omvärlden rör sig ofta snabbare än företaget
Enligt Oracles senaste undersökning, där 1 900 finanschefer/ledare i Europa intervjuats, så är två tredjedelar (66 procent) är oroliga att konkurrenterna springer om dem och att de kommer att hamna i baksätet. Med tanke på hur bolag som King, AirBnB och Spotify haussas på marknaden är det nästan underligt att siffran inte är högre. CFO:ns roll som affärsutvecklare sätts på prov allt oftare. Var ska man gasa och var ska man bromsa?

Risk management spänner över hela företaget
Riskhantering är en av de svåraste uppgifterna för ett företag eftersom den ofta kräver att vi tar beslut baserat på ett visst mått av spekulation. Och som lax på löken till­kommer snabba och nya regelförändringar från myndigheter i en allt högre takt, något som kräver en ökad flexibilitet i företagen. Idag kan en undermålig riskhantering få en ganska dramatisk effekt på verksamhetens tillväxt. I en alltmer komplicerad omvärld hänger också det mesta ihop. En leverantör som går omkull kan leda till ett produktlanseringsfiasko. De CFO:er som briljerar i riskhantering har förstått att en integrerad syn på såväl risker som möjligheter är avgörande för resultatet. Här behövs en standardiserad process för att identifiera, övervaka och svara på hot från omvärlden för att kunna reagera snabbare och vidta nödvändiga åtgärder innan skadan är skedd.

Spåkulan har hamnat i finansavdelningens knä
Att förutspå framtiden är en notoriskt inexakt ”vetenskap”. Som bäst kan vi ge kvalificerade gissningar baserade på tidigare erfarenheter och rådande trender. Har vi tur kan våra förutsägelser vara skillnaden mellan framgång och misslyckande. Men att förutspå framtiden är precis vad finansavdelningarna har fått i uppgift att göra. På kort sikt handlar det om att leverera finansiella analyser om hur affärsverksamheten ­kommer utvecklas det kommande kvartalet. Ska bolaget se längre in i framtiden måste finansavdelningen kunna dechiffrera och analysera stora mängder information för att på detta vis ge beslutsunderlag för strategiska vägval. Uppgiften är så viktig för organisationen att CFO:n och finansteamen är under en konstant press från ledningen att göra förutsägelserna än mer exakta och konsekventa.

Något i Oracles senaste undersökning som gjorde mig bekymrad var att många CFO:er i Sverige oroar sig mer för hur externa faktorer (66 procent) ska påverka företaget än interna (23 procent). Det är det enskilt största gapet av alla undersökta länder. Jack Welch, legendarisk affärsman i USA, sa en gång att ”om den innovativa takten är snabbare utanför företaget än innanför kan man ana slutet”. Därför har han gång på gång begärt av sin personal att riva allt gammalt och börja om från början för att kunna tänka nytt. Det ligger mycket i detta och jag anser att CFO:er bör lägga mer energi på att skapa en modern finansavdelning än att snegla för mycket på ­konkurrenterna och omvärlden. Vi begränsar oss ofta av gamla och inarbetade processer och hur rådande system ser ut. Om vi skall tänka nytt skall måste vi släppa vissa tankebanor som hindrar oss från innovation.

CFO:erna är pressade
Och det är här som det är dags att återkomma till den attitydförändring som skett enligt Oracles undersökning. För visst är förändringen ett bevis på att CFO:erna är pressade. De har insett att molnet är affärskritiskt för bolagets digitalisering (74 procent). 67 procent anser att de skulle bli mer effektiva och innovativa med molntjänster.

Användningen av olika typer av molntjänster är också utbredd bland många finansavdelningar. Bara fyra procent hade enbart interna system som stöd för den finansiella verksamheten. Dessa molntjänster handlar dock främst om lagring, epost eller andra stödsystem. Lite över hälften av de svenska CFO:erna (54 procent) anser att deras nuvarande system har ökat i komplexitet – vilket är den lägsta siffran av alla undersökta länder. Detta har möjligen att göra med att deras tilltro till nuvarande system: enbart 38 procent ansåg att systemet inte möter framtidens krav, vilket också var den lägsta siffran av alla undersökta länder. 70 procent av de tillfrågade hävdade också att de behöver ett närmre samarbete med CIO:n på företaget för att kunna nå sina affärs- och digitaliseringsmål.

Men samtidigt finns oron kvar. 61 procent ser en risk med molnapplikationerna. Och istället för informationssäkerhet har oron nu alltså materialiserat sig i en farhåga att molnet inte kan hantera nya regler och lagar. Vilket nästan blir komiskt eftersom detta är en av de viktigaste fördelarna med molnet. Det är flexibelt, konstant uppdaterat och kan modelleras efter behov.

Molnet är idag moget
Det finns goda skäl till att vara ­försiktig. Historien har ju visat att så kallade early adopters ofta drabbas av tillverkarnas barnsjukdomar. Men molnet är idag moget och har visat sig stabilt och säkert. Och idag, när en CFO innehar roller som dataproffs, innovativ ledare, affärsutvecklare, spåman, riskanalytiker och affärsman, är det dags att frigöra tid för alla dessa arbetsuppgifter. För vad molnet i mångt och mycket handlar om är att i större grad automatisera de arbetsuppgifter som går att automatisera.

Molnet är måhända ingen frälsare men det är en kraftfull möjliggörare som hjälper oss att spara tid. Och tid är det vi behöver mest just nu.

Miguel Vergara
About Miguel Vergara 7 Articles
Miguel Vergara är Affärschef på Oracle.