Tillbaka till framtiden – financial transformation

Anledningen till att Financial transformation inte inträffar.

Kommer du ihåg hur livet såg ut i mitten av 1980-talet? Utifall att minnet sviktar så kommer här en kort tillbakablick; de mest populära filmerna inkluderade Top Gun, Tillbaka till framtiden och Snuten i Hollywood. Samtidigt lyssnade vi på Tracks där Roxette, Duran Duran och Alphaville toppade låtlistorna. Och alla kollade på Spanarna på Hill Street, Nöjesmassakern och Cosby på given tid, varje vecka, på sina TV-apparater.

Vid det här laget har du antingen blivit rejält nostalgisk, eller så är du i en ålder där du inte ens kan föreställa dig en värld utan Netflix på din mobila enhet. Oavsett så hoppas jag att vi är överens om att världen har förändrats en hel del under de senaste 30 åren. Och jag tror att vi kan enas om att en stor drivkraft bakom den förändringen är teknik, inte sant?

Företag har också handskats med en hel del förändringar och många har framgångsrikt dragit nytta av förändringar och lyckats skapa helt nya typer av företag och på kuppen skapat miljarder i nytt värde. Andra företag har bokstavligen försvunnit; av de företag som ingick i Fortune-500 och FTSE-100 vid millennieskiftet har nästan 50 procent försvunnit från de listorna idag.

Så vad hände? Delvis är det resultatet av den globala våg av fusioner och förvärv som har pågått under de senaste 30 åren och som fortsätter i dag. Andra föll offer för finanskrisen och eller konjunkturdippar. Men många fick se sig besegrade på grund av de krafter som summeras av termen ”digital disruption”. Dessa företag har alltså mot bakgrund av den tekniska utvecklingen och sin passivitet tillåtit innovativa, mer lättrörliga konkurrenter – ibland nystartade företag – att ta över i vinnarcirkeln. Detta eftersom dessa varit snabbare, mer nytänkande och mer effektiva i sitt sätt att göra affärer.

Med detta i åtanke verkar det galet att tekniken i sig ska utgöra ett hinder för förändring. Men tyvärr. För många företag är detta precis vad som hände och som fortsätter att hända i dag. Företag har det kämpigt eftersom mycket av den teknik de har på plats för att driva sina företag inte är anpassad att hjälpa dem att anpassa sig i denna tid av digital disruption. Den tekniken skapades under Roxettes och Nöjesmassakerns tidevarv, då affärskrav (och mångas musiksmak) inte är desamma som i dag.

Förhindrar finansfunktionen från uppnå sitt ultimata mål

Ett ypperligt praktiskt exempel är hur finansavdelningar har närmat sig teknik under de senaste 30 åren. För den teknik som ursprungligen utformades för att automatisera transaktioner och ekonomisk redovisning förhindrar nu finansfunktionen från uppnå sitt ultimata mål: att bli en bättre affärspartner.

Betänk att dagens finansfunktion har tre huvudsakliga ansvarsområden: transaktionshantering och redovisning, efterlevnad och kontroll och business partnership. Chefer blir frustrerade för att deras organisation tillbringar mycket tid på att hantera de två första delarna, eftersom att väldigt lite tid finns över att vara de strategiska partners deras företag verkligen behöver.

Hur ser detta strategiska partnerskap ut? Det förutsätter att finansavdelningen kan leverera data som går långt utöver den information som finns i huvudboken och som många befintliga system var utformade för att registrera. Med en bredare uppsättning intressenter och ett affärslandskap som ständigt utvecklas, behöver finansavdelningen tillhandahålla kontextuell information som aktivt kan påverka beslutsfattandet. Detta är tyvärr något som de för det mesta kämpar med.

Snabbare, bättre och starkare

Kort sagt behöver finansavdelningen genomgå en omvandling, en transformation. Avdelningen behöver snabbare tillgång till relevanta uppgifter, bättre rapportering och starkare inbyggd intern kontroll. Och eftersom äldre finansiella system inte skapades med denna vision i åtanke, har företag och deras äldre leverantörer försökt att fylla tomrummet genom att nita fast den kapacitet som saknats. Det har resulterat i finansteknologi numer är en komplex blandning av förvärv, anpassade integrationer och mellanprogramvara.

Strategin att nita fast ny kapacitet kan säkert lösa vissa specifika, funktionella brister men knappast ge stöd till den fullständiga omvandling finansavdelningar kräver. För att vara mycket tydlig: system som har kommit till på det sättet kan inte anpassa och förändra sig. Att försöka att skala upp eller förändra dessa system för att möta behoven hos företag som växer och vars behov ändras är ett långsam, dyr, och i många fall ett nästan uppdrag.

Allt eftersom tekniken har skapat många nya affärsmöjligheter, har det också skapats möjligheter att ompröva hur de finansiella systemen ska byggas och vad de bör erbjuda. Framväxten av cloud computing, ökad processorkraft, fallande lagringskostnader, lavinartad ökning av mobila enheter har inneburit en ny, mer ekonomiskt, kraftfull och smidig grund för finansavdelningen. De som är smarta nog att dra nytta av dessa förändringar kan uppfylla den ack så efterlängtade, men sällan förverkligade, visionen att omvandla finansavdelningen till en kraftfull affärspartner.

På Workday såg vi såg en möjlighet att bygga ett system från grunden genom att dra nytta av denna nya teknikplattform och därigenom möjliggöra omvandling och affärsrörlighet genom att kombinera planering, transaktionshantering, styrning, redovisning, rapportering och analys i ett enda, användarvänligt system. Tanken har alltid varit att företag snabbt och effektivt ska kunna samla värdefull information om sina anställda och sina pengar i ett system som kan utvecklas i takt med att respektive verksamhet förändras.

Finance transformation är per definition inte något man kan nita fast. Det kräver en vilja att ifrågasätta gamla antaganden, en vision om vart man vill ta sin verksamhet, tillsammans med en fullständig omprövning av den teknik som används.

Härnäst tänkte jag försöka bena ut hur molnbaserade system kan fungera som miljö för finansavdelningen för att kunna hantera transaktioner, regelefterlevnad och samtidigt svara upp mot företagens övriga affärsbehov.

Transaktionshantering som faktor för att uppnå Finance transformation

Jag börjar med en fråga till dig som läser det här; skulle du säga att transaktionshantering är en nyckelfaktor för att uppnå Finance transformation?

En förkrossande majoritet av de diskussionerna vi har med CFO:s handlar om deras behov av att mejsla ut en strategisk roll för respektive finansavdelning genom att förbättra förmågan att leverera bättre affärsinsikter.

Tidigare i den här texten diskuterade jag hur Financial transformation kräver ett rejält omtag när det gäller tankesätt och en total omprövning över tekniken som används. Ett sådant omtag måste börja på transaktionsnivå. I en större undersökning, utförd av brittiska FSN bland 46 000 IT-chefer och finanschefer, svarade över hälften av finanscheferna att de ägnade för mycket tid åt just transaktionshantering.

Resultatet är föga förvånande eftersom transaktionshantering i genomsnitt tar upp mer än 50 procent av finansavdelningens resurser. Lägg till mixen att oriktiga transaktioner tar 80 procent mer tid att bearbeta än en transaktion som behandlats korrekt från början. Det är därför som transaktionshantering är ett av de största hindren för att finansavdelningen ska uppnå transformation och det ultimata målet att uppnå business partnership.

Merparten av den ökade arbetsbördan beror på att transaktionsmodeller av traditionella system inte utformades för att fånga den data som behövs för att stödja rapporterings- och analysmål som dagens företag efterfrågar. Transaktionerna i äldre system var utformade för att replikera och automatisera manuella dubbelbokföringsposter från en svunnen tid. Dessa system lyckades aggregera reskontradata med debet till vänster, kredit till höger och allt det som var syftet med att upprätthålla god redovisningssed. Men äldre system misslyckas fullständigt när det gäller att ge verksamheten relevanta insikter bakom transaktionerna.

En hörnsten

Mitt svar på den fråga jag ställde tidigare? Om finansavdelningen ska kunna förverkliga visionen om att bli en mer strategisk partner är en effektiv transaktionshantering i allra högsta grad en hörnsten för Finance transformation.

Sedan är det upp till varje företag eller organisation att bestämma hur de vill arbeta nu och i framtiden. Men frågar ni mig så det är dags att ompröva gamla sanningar och börja arbeta framgångsrikt med Financial transformation.

Mattias Bolander
About Mattias Bolander 7 Articles
Mattias Bolander är Rigonal Director Nordics and Baltics på Workday.