Undvik dyra fel med tjänstepensioner

Felaktigheter i personalens tjänstepensioner kan utgöra en tickande bomb för arbetsgivarna och kan kosta företagen stora belopp. Det visar studier av en stor del av svenska företags tjänstepensioner – som 2012 bara för privatanställda tjänstemän (ITP) uppgick till cirka 26 miljarder kronor.
Förutom allmän pension har i dag cirka 90 procent av Sveriges anställda tjänstepension genom sin arbetsgivare. Till exempel har 850 000 privatanställda tjänstemän tjänstepension via ITP-avtalet, och ytterligare 1 miljon anställda inom landsting och kommun har sin tjänstepension via KAP-KL. Sedan har vi kollektivanställda och statsanställda som också har egna tjänstepensionsavtal.

Det är komplicerade avtal och många aktörer är involverade innan premierna betalas in; lönehandläggare, administratörer, försäkringsmäklare och så vidare. Det finns många olika lönesystem och de skiljer sig ofta åt. För företag med många anställda och/eller lång historik kan det vara svårt att göra sig en sammanhållen bild av tjänstepensionerna eller upptäcka felaktigheter.

Min erfarenhet är att ett stort företag oftast har åtta till tio olika avtal att hålla reda på.

Det finns problem med detta. Bland annat att det är svårt att veta om man gör rätt och det kan kosta bolaget mycket pengar om det visar sig att man gör fel.

En tjänstepensionspremie betraktas arbetsrättsligt som en sorts uppskjuten lön. Det innebär att en anställd som fått för lite pengar avsatta till sin pension kan kräva att arbetsgivaren rättar detta och betalar in avtalad premie, med hänvisning till anställningsavtalet. Den anställde kan i princip kräva att få sina avtalade premier inbetalda från hur lång tid tillbaka i tiden som helst.
Om arbetsgivaren däremot har betalat in för mycket i tjänstepensionspremier, så är dessa normalt mycket svåra att få tillbaka. Om den anställde hunnit gå i pension när felet upptäckts är det oerhört svårt att återvinna premier som felaktigt inbetalats utöver vad som regleras i anställningsavtalet.

Så hur vanligt
är det då att svenska företag och organisationer gör fel i hanteringen av tjänstepensioner för sin personal? Mycket vanligt, enligt flera undersökningar. Av 190 000 pensionsavsättningar för tjänstemän som analyserats har cirka 20 procent visat sig vara felaktiga.

Felen fördelas ungefär lika mellan att arbetsgivare betalar för mycket i premier respektive för lite. Båda situationerna kan utgöra ett allvarligt hot mot organisationen i fråga.

I de fall där arbetsgivaren betalat in för mycket i premier har det visat sig att snittbeloppet hamnar på cirka 1 200 kronor per anställd och år. En organisation i denna situation och med 1 000 anställda betalar alltså in 1,2 miljoner kronor per år i premier helt i onödan. Pengar som är mycket svåra att återvinna.

I de fall då felen går åt andra hållet – alltså att arbetsgivaren betalar för lite i pensionspremier, hamnar felen i genomsnitt på 600 kronor per anställd och år. Detta ska betraktas som en skuld till personalen.

Det är värt att notera att tjänstepensioner oftast utgör den näst största kostnaden för en organisation. Då är det ganska anmärkningsvärt att var femte organisation inte har fullständig koll på den.

Det finns många orsaker till detta. Pensionsavsättningar granskas exempelvis sällan i normalt revisionsarbete. Därmed utkrävs inte heller något ansvar – man vet ju inte om något är fel. I bolags som är börsnoterade i USA är saken annorlunda. Enligt Sarbanes-Oxley-regelverket (SOX) är både vd och ekonomichef personligt ansvariga för att bolagets redovisning är korrekt. Detta inkluderar även pensionsavsättningar.

Vi har ännu inte ett sådant regelverk i Sverige eller EU, men det är inte alls osannolikt att vi får det så småningom. Men även utan SOX-liknande regelverk finns anledning att städa upp i organisationens pensionsåtaganden.

Så hur ska man gå till väga? Tjänstepensioner är ett komplext område. Ska man göra detta själv så är mitt råd att rekrytera en specialist som vet precis hur alla olika avtal ser ut. Den vanligaste situationen är att organisationen har en mängd olika pensionsavtal för sina anställda – exempelvis ITP1, ITP2. Alternativ ITP, SAF-LO, för utlandsanställda och så vidare. Komplexiteten ökar med antalet avtal eftersom alla avtal hanteras på olika sätt. Min erfarenhet av de flesta stora organisationer där jag har insyn i hur de hanterar sina pensionsavtal, är att avtalen rent praktiskt ofta hanteras av någon person på löneavdelningen – en person som redan har fullt upp med att se till att rätt löner betalas ut i tid.

Det är därför mycket svårt att få den transparens som man behöver för att kunna utvärdera om man sköter sina pensionsåtaganden på rätt sätt. Kompetens är en nyckelfråga i detta sammanhang, man måste helt enkelt säkerställa att man har den kompetens som behövs för att tyda och hantera alla de avtal man tecknat.

Om krönikören: Göran Rundqvist är vd och grundare av Idur och är veckans gästkrönikor på CFOworld. Du når Göran via mejl till redaktionen@cfoworld.se.