Den senaste tiden har massmedias granskning av bolag, både inom den privata och offentliga sektorn, fullkomligt exploderat vad gäller resor och representation. Det rör både den skattemässiga hanteringen av bolagets avdragsrätt, frågan om förmånsbeskattning och den etiska aspekten.
En felaktig hantering kan påverka förtroendet för bolaget och skada varumärket, vilket i sig kan bli mycket mer kostsamt än det förlorade avdraget. Den massmediala uppmärksamheten kan även öka risken för en skatterevision vilket kan medföra omprövningsbeslut med skattetillägg och kostnadsränta vilket också kan bli väldigt kostsamt. För att undvika att hamna på löpsedlarna samt för att minimera risken för nedslag vid en skatterevision avseende resor och representationer följer nedan en kort genomgång av gällande regler och riktlinjer som man som bolag bör förhålla sig till. I många fall finns det ett oklart gränsområde mellan tillåten och otillåten hantering och det är därför extra viktigt att man har kännedom om reglerna och riktlinjerna.
Representation
Om kraven för avdragsrätt och undvikande av förmånsbeskattning vid representation:
Två former av representation
Det finns två former av representation, intern och extern representation. Den interna representationen riktar sig mot bolagets personal eller uppdragstagare exempelvis styrelseledamöter. Exempel på intern representation är informationsmöten, personalfester och vissa former av representation mot koncernföretag. Den externa representationen kan vara måltider, teaterbesök, golfspel etc. i anslutning till affärsförhandlingar. Det kan även vara representation i PR-syfte som jubileer och invigningar. Representationsgåvor är ytterligare exempel på avdragsgill extern representation, för vilka avdrag medges med 180 kronor exklusive moms under förutsättning att gåvan överlämnas till kunden under representationstillfället.
Denna artikel rör främst externa aktiviteter och går inte vidare in på reglerna för intern representation.
Utgiften måste ha ett ”omedelbart samband” med verksamheten
Oavsett vilken typ av representation det är så måste utgiften för representationen ha ett omedelbart samband med din verksamhet. Vid extern representation krävs dessutom att representationen sker i samband med affärsförhandlingar för att avdragsrätten ska bli aktuell samt att förmånsbeskattning inte ska aktualiseras.
För att ett omedelbart samband ska föreligga krävs det att tid-, person- och ortssambandet är uppfyllda. Det innebär att representation i form av exempelvis en middag ska ingå som ett naturligt led i och i direkt anslutning till affärsförhandlingen, och att det är de personer som deltog i affärsförhandlingen som även äter middagen tillsammans och det ska göras på en ort där någon av de förhandlande parterna bedriver sin verksamhet. Om alla dessa tre samband är uppfyllda är aktiviteten/middagen i ovan exempel att se som representation.
Lyxbetonade bjudningar, exempelvis särskilt arrangerade utflykter, alltför påkostade middagar och resor med inslag av olika bekostade aktiviteter, brister normalt helt när det gäller det tidsmässiga och ortsmässiga sambandet till verksamheten. Redan av den anledningen skulle Skatteverket kunna neka avdrag för (lyx)representation, men oftast hänvisar man till regeln om skäligt belopp. Vid ”lyxrepresentation” är det även risk för förmånsbeskattning för de anställda som medverkar. Kunderna förmånsbeskattas dock normalt inte. Vid förmånsbeskattning av de anställda får bolaget avdrag för kostnaderna så som personalkostnader men inte för kostnaden för de medverkande kunderna.
Vid återkommande representation mot en och samma kund kan det anses finnas inslag av personlig gästfrihet vilket medför att representationen blir icke avdragsgill. Detta riskerar även att kunna ses som muta.
Utöver ovan krävs även dokumentation där det tydligt ska framgå syftet med representationen, vilka som deltog (namn och företag), kostnader för representationen samt datum.
Nya avdragsregler för måltider vid representation
Från den 1 januari 2017 gäller nya regler för avdragsrätten inkomstskattemässigt för måltider vid representation. Den tidigare avdragsrätten för måltider så som lunch, middag eller supé (90 kronor exklusive moms per person och tillfälle) har tagits bort. Istället medges avdrag för enklare förtäring som inte är en måltid och som är av mindre värde.
Skatteverket har vid denna artikels författande ännu inte fastslagit någon beloppsgräns för detta avdrag, men i tidigare uttalanden om enklare förtäring har nämnts ett maximalt avdrag om 60 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Enklare förtäring är vad som motsvarar skattefria personalvårdsförmåner i form av personalfika och liknande (exempelvis frukt, enklare smörgås, bulle). Skatteverket anser att det handlar om en måltid så snart det är fråga om en lagad rätt, det vill säga en tillredd och lagad varm eller kall maträtt.
De nya reglerna ändrar dock inte möjligheten att göra avdrag för momsen på representationsmåltider. Avdrag får göras på underlag upp till 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle. För att lyfta momsen måste det dock fastställas att det är fråga om ett ”omedelbart samband” med verksamheten. Det innebär att man även fortsättningsvis måste göra bedömningen avseende om måltiden uppfyller kraven som ställs för att det ska anses vara avdragsgill representation momsmässigt.
Även fortsättningsvis får man inkomstskattemässigt göra avdrag för skäliga kringkostnader (exempelvis underhållning, teaterbiljetter och lokaler) med 180 kronor exklusive moms vid extern/intern representation.
Studie– och konferensresor
Om kraven för avdragsrätt och undvikande av förmånsbeskattning vid olika konferenser/resor:
Det är vanligt förekommande att bolag arrangerar kickoffer och studie- och konferensresor för sina anställda. För att kostnaderna ska vara fullt avdragsgilla för bolaget som driftkostnad, samt att deltagarna inte ska förmånsbeskattas, måste vissa kriterier vara uppfyllda.
För att en konferensresa ska räknas som en avdragsgill konferensresa måste den huvudsakliga delen av tiden, 75 procent, ägnas åt studier eller kvalitativt arbete. Det innebär en effektiv arbetstid på cirka sex timmar per dag, eller minst 30 timmar per vecka. Tid för teambuildingövningar räknas normalt inte in i de kvalitativa timmarna, utan denna tid bör behandlas som fritid. Vidare måste man även ta hänsyn till bland annat syftet med resan, vilken nytta resan kan få för bolagets verksamhet, val av resmål och studiernas eller konferensens upplägg/program.
Normalt medför inte deltagande i en konferensresa någon förmånsbeskattning, men det kan aktualiseras om innehållet i konferensresan varit för allmänt hållet, om det varit för mycket nöje och rekreation i förhållande till övriga programpunkter eller om konferensresan varit orimligt kostsam.
Om förmånsbeskattning blir aktuell ska deltagarna beskattas baserat på marknadsvärdet av förmånen. Om en konferens innehåller programpunkter som faktiskt är till nytta för bolaget men samtidigt för mycket tid för nöje och rekreation, kan en proportionering av förmånsvärdet bli aktuell. Detta innebär att deltagarna förmånsbeskattas för de delar som anses vara nöje och rekreation.
Om de anställda förmånsbeskattas får inte bolaget göra avdrag för kostnaden som driftkostnad, utan får då istället avdrag för motsvarande kostnad som personalkostnad.
Bedömningarna är som sagt i vissa fall svåra att göra. En helhetsbedömning av en specifik kickoff eller konferensresa och dess innehåll, syfte och kostnader måste alltså göras för att avgöra rätten till avdrag för kostnaderna och eventuell risk för förmånsbeskattning.
Skattetillägg och frivilliga rättelser
För att undvika skattetillägg och kostnadsränta kan en så kallad frivillig rättelse av en felhantering/felrapportering göras. För att en frivillig rättelse ska anses ha inkommit till Skatteverket ska justerade kontrolluppgifter för de anställda, omprövning av individernas deklarationer samt bolagets skattedeklaration/er inlämnas till Skatteverket, för den perioden som rättelserna avser, innan dess att Skatteverket initierar en revision/granskning. Normalt sett kan du göra en självrättelse för innevarande år och ytterligare fem år bakåt i tiden. Under 2017 kan du alltså rätta uppgifter från och med inkomstår 2011.
Skattetillägg kan vid oriktig uppgift påföras både anställd och arbetsgivare. Som anställd med 40 procent av den skatt som belöper på förmånens värde. För arbetsgivaren med 5 procent av det skatteavdrag som skulle ha gjorts samt med 20 procent av de arbetsgivaravgifter som skulle ha erlagts på förmånens värde. Även på felaktigt lyft moms kan skattetillägg komma att påföras. Utöver det påförs arbetsgivaren kostnadsränta från den dagen då förmånen rätteligen skulle ha rapporterats.
Avslutande ord
Hanteringen av dessa frågor påverkas av hur de ledande personerna i bolaget agerar i olika situationer. För att minimera felhanteringar är det av mycket stor vikt att ha bra policydokument där det tydligt framgår vad som gäller inom bolaget, det vill säga hur olika förmåner och aktiviteter ska hanteras och attesteras/godkännas. Dessa styrdokument kommer även Skatteverket efterfråga vid inledandet av en eventuell skatterevision. Om bolaget inte har uppdaterade policydokument, eller för den delen inte har några policydokument alls, kan det tyda på en avsaknad av korrekt hantering av frågorna, vilket ökar risken för att Skatteverket kommer att initiera en mer omfattande revision.
Det är även av stor vikt att den personal som hanterar exempelvis fakturor och underlag för att göra bedömningar kring avdragsrätt och eventuell förmånsbeskattning är välutbildade på detta område. Bedömningarna är i många fall svåra och det krävs en kompetens och kunskap för att hantera detta korrekt. Se därför till att kontinuerligt utbilda era medarbetare, chefer och ledande befattningshavare för att på bästa sätt säkerställa att ovan hanteras korrekt.
