Vem bör vara betalningsansvarig för arbetsrelaterade utgifter?

Företagskort är ett hett ämne. Och den största ­frågan är vem som bär betalningsansvaret för arbetsrelaterade utgifter – företaget eller den ­anställde? En ganska enkel fråga kan tyckas men vid närmare granskning är det inte det. Anställda ­använder ofta sitt privata betalkort för utgifter i ­företagets namn. Men är det verkligen rätt väg att gå?

Det hela handlar utgiftskontroll. Bolag är överlag inte så glada för att lämna ut betalkort till sina anställda såvida de inte har tillräckliga verktyg för att säkerställa att alla kortköp följer företagets policy. En del företag oroar sig dessutom för öppna bedrägerier, att någon skulle ägna sig åt extravaganta inköp och överlåta räkningen till företaget. Det är dock en oro som är relativt obefogad eftersom exemplen är få.

Det finns dock nya verktyg som hjälper företag att få önskad utgiftskontroll utan onödig press på de anställda. Sofistikerade mjukvarulösningar ger företaget direkt och total kontroll på utgivna betalkort. I praktiken innebär det en möjlighet att i realtid spåra ett betalkort, från utgivningsdatum till det läge där det av någon anledning annullerades. Mjukvaran fungerar kontinuerligt som en instrumentpanel där det är möjligt att ändra köpgränser och övriga parametrar som preciserar hur respektive anställd får använda sitt kort.

Precis som med allt annat finns det förstås både för- och nackdelar med att företaget har betalningsansvaret. Men tack vare utvecklingen är fördelarna nu fler. Företagen ser stora vinster med att kunna spåra inte bara transaktioner, utan även var de anställda befinner sig (eller i alla fall var deras betalkort är).

Slutsatsen är ändå att företagen borde se företagskorten som en möjlighet snarare än ett hot. Tack vare de utmärkta kontrollverktygen och den kostnadsbesparande potentialen i automatiserad utläggsrapportering finns det egentligen inga hinder för att initiera ett system för företagskort med eget tilldelat betalningsansvar.