Åtta punkter för att lägga krisen bakom dig – så tar du som CFO kontroll över nästa IT-budget
När rollen för IT skiftar från effektivisering och rationalisering till nyttoskapande, står man plötsligt inför helt andra utmaningar. I många organisationer är det mycket som måste göras, med ett stort antal eftersatta områden och nödvändiga investeringar i pipeline. Det här är en klassisk omställningsfas där IT-kostnaderna lätt skenar iväg, och det är viktigare än någonsin att budgetstrategin läggs upp på rätt sätt.
Här är åtta tips som hjälper dig som CFO att lyfta blicken bortom kortsiktiga IT-behov och hastiga investeringar, och skifta om till en ny konjunktur:
1. Planera och förklara era insatser
Genomför, eller beställ, en framåtblickande analys av kommande teknikförändringar och potentiella IT-investeringar inom ert område. Med en bättre överblick över livscyklerna hos företagets tillgångar kan ni enklare förutse nödvändiga utbyten och kommande kostnader, och samtidigt ha koll på leveranskvaliteten. Var noggrann med planeringen, särskilt när ni tar långsiktiga beslut, som val av operativsystem och omfattande programpaket. Tänk på att stora mjukvaruuppgraderingar ofta leder till ökade kostnader inom andra områden, som hårdvara och utbildning. När strategin är klar, förankra den hos dina kollegor. Du kommer att möta mycket större acceptans för ökade kostnader för ny hårdvara om du samtidigt förklarar hur mycket pengar bytet kommer att spara nästa år i form av minskat underhåll och färre samtal till help desken.
2. Involvera hela bolaget
När ni står inför viktiga IT-beslut – bjud in de andra avdelningarna för diskussion och feedback, och dela informationen med dem. När det gäller stora prioriteringar – ta ett steg tillbaka och låt ledningen göra kompromisserna. Då blir det lättare i budgettider att förklara varför vissa projekt måste genomföras före andra. Målet är att IT-budgeten ska ge en bild av hur hela bolaget planerar att röra sig framåt, och hur mycket man är beredd att satsa på detta.
3. Internfakturera klokt
Se till att ni har ett tydligt och rimligt system för internfakturering. Om IT-avdelningen tar korrekt betalt internt och täcker sina egna kostnader, blir också efterfrågeökningen på IT självfinansierad, och du får en mycket smidigare budgetprocess. Kommunicera också regelbundet med de andra avdelningarna om IT-avdelningens kostnader och förklara nivån på internfakturorna. Nu har du hela bolaget med dig inför nästa dyra teknikbyte, till lösningar med lägre supportkostnader.
4. Benchmarka
Håll hela tiden ett öga på andra bolag i motsvarande storlek. Vad kostar deras IT-lösningar? Jämför era kostnader med dem, och sprid jämförelsen internt. Kollegor som inte har någon insyn i IT kommer alltid att tycka att drift, lagring och utveckling är för dyrt, men låter du en tredje part göra oberoende jämförelser ser de snart att era kostnadskrav faktiskt är rimliga för de lösningar ni får.
5. Lyft blicken!
Att benchmarka kostnaderna med konkurrenterna är ett måste, men låt det inte stanna där. Det är nu ni måste bredda jämförelsen: Vilket värde tillför konkurrenternas lösningar till deras företag, jämfört med era? Att analysera branschen på det här sättet ger en bättre överblick över er egen verksamhet. Snarare än att ställa frågan ”Ligger IT-kostnaderna på en rimlig nivå med tanke på resultatet?” bör ni fråga er ”Har vi gjort för stora, eller för små, IT-investeringar för att effektivisera hela företaget så mycket som möjligt?” Genom den här sortens analys kan ni hitta nya utvecklingsmöjligheter; till exempel kanske den sammanlagda kostnaden för era applikationer kan sänkas genom att automatisera fler processer? I så fall skulle ni alltså spara pengar, genom att öka kostnaderna. Investeringar av detta slag ska ha hög prioritet.
6. Tappa inte kontroll över efterfrågan
IT-avdelningen hamnar lätt i rollen som tjänsteleverantör, med uppgiften att bemöta kollegornas efterfrågan på bästa sätt till lägsta möjliga pris. För att få grepp om kostnaderna kan du be dem ta en mer granskande position, och börja bedöma förfrågningarna, en och en. Behöver vi verkligen en ny server, eller kan vi använda oss av den maskinpark vi redan har och kanske lägga till en virtuell server istället? Ska företaget köpa in mer lagring så fort behovet uppstår, eller kan man kanske se över arkiveringspolicyn, och rensa ut gammal data? Efterfrågan på bra IT-lösningar är enorm, och kostnaderna kan snabbt svämma över alla bräddar. Om IT-avdelningen tappar överblicken kommer efterfrågeökningen snart sluka alla de kostnadsbesparingar som lösningarna medförde från början.
7. Mät, mät, mät!
Har ni lyckats genomföra stora effektiviseringar på er IT-avdelning? Optimerat applikationsutvecklingen? Visa det internt! De flesta företag gör noggranna kalkyler inför stora satsningar för att motivera omkostnaderna, men glömmer ofta att följa upp efteråt. För att få förståelse för nästa steg i processen krävs det att ni mäter effekten av det ni gjort. Kan IT-avdelningen sedan visa upp tydliga mätningar och proof points på att resultatet av tidigare projekt faktiskt motsvarade förväntningarna bör det synas i nästa IT-budget.
8. Be om hjälp!
Var inte rädd att plocka in externa resurser för att kasta ett extra öga på IT-avdelningens resultat. Även om ni själva lyckats driva igenom de nödvändiga förändringarna är det inte säkert att ni har rätt kompetens att sköta utvärderingen internt. Om du låter någon utifrån mäta insatsen, sätta ihop eventuella business case och jämföra med konkurrenterna skapar det högre trovärdighet, både internt och externt.
/Anders Snihs, vd för Compass Sverige
