Idag är det viktigt att CFO:er, speciellt de som har en direktrapporterande CIO, har god förståelse för it och dess möjligheter. Inte minst för att kunna styra området till att både bidra med minskade kostnader, men även högre intäkter för verksamheten. Det är detta som vi normalt benämner it -effektivisering.
Att effektivisera med hjälp av it handlar överlag om att säkerställa följande faktorer:
- Effektiv drift. Detta handlar inte enbart om att skära tjänsteleveranskostnader till exempel genom användning av molntjänster utan även om att standardisera och konsolidera såväl applikationer som processer. Det kan även handla om att automatisera manuella processer med tekniska hjälpmedel. Ett exempel på en sådan process kan vara kassabetalning, som Ikea, Ica med flera nu automatiserar i snabb takt med självscanning och därmed kraftigt minskar sina personalkostnader.
- Effektiv styrning. Ett framgångsrecept här inkluderar engagemang från ledning och styrelse, tillämpning av standarder såsom processramverken ITIL eller COBiT samt ett fullgott riskarbete som täcker företagets riskaptit.
- Effektiv uppföljning. Detta är ett område som ofta försummas, alternativt mäts på ett gammalmodigt sätt. Exempel på detta kan vara att verksamheten har ett större fokus på att mäta upptid på servrar framför att mäta värdeleveransen, vilket ofta kan handla om förkortade ledtider i processer med hjälp av it. Mäter du värdeleveransen bra, blir det lätt att motivera nya it investeringar.
Även om företag följer upp på ett tillbörligt sätt kan det ofta hända att vissa intressenter inte får ta del av informationen och därmed inte får möjlighet att vara med att målstyra och påverka it-funktionen till ständiga förbättringar. Att rätt personer får del av informationen är därför en viktig del av en effektiv uppföljning.
Många gånger kan detta med it-effektivisering låta lätt i teorin, men är desto svårare att genomföra i praktiken. Just därför är det viktigt för speciellt större organisationer att ha ett löpande effektiviseringsarbete, något som ofta betalar sig väldigt snabbt.
Om skribenten: Peter Engström är CFOworlds expert inom projektstyrning och IT effektivisering. Han är VD på Engström & Partners, ett bolag specialiserade på dessa områden. Han kan nås via cfoworld@idg.se
