Vinterrepris: Så behåller, styr och skapar du värde i företaget

Allt för ofta är budgetarbetet en tidskrävande och detaljfokuserad ”bottom-up”-övning med en mängd godkännanden av föreslagna initiativ utan en tydlig koppling till strategiska initiativ och målsättningar. Tänk dig en bättre planeringsprocess som både ställer de rätta frågorna och ger de rätta svaren på det som berör kärnverksamheten. När värdeskapande är det som driver planering, budgetering och prognostisering så är samtliga dessa processer med och driver verksamheten framåt. När den genomförs på rätt sätt kan den även spara både pengar och tid för organisationen. Finns det delar av ert budgetarbete som skulle kunna effektiviseras utan att kompromissa på kvaliteten?

Låt oss titta närmare på tre huvudsakliga frågeställningar som ett värdefokuserat planerings-, budget- och prognosarbete ska besvara:

Vad driver framgång i den operativa verksamheten? Som del av planeringsprocessen bör ledningen få svar på om det är värt att anställa mer personal eller bygga ut lagret. Hur mycket ska investeras i utveckling av nya produkter kontra utökning av befintligt sortiment för att nå uppsatta intäktsmål? Hur skulle ett nytt ERP-system påverka effektivitet och ändamålsenlighet i den operativa verksamheten?

Hur kan investeringar styras till de initiativ som har störst potential? Genom att koppla samman investeringar med det värde de skapar i form av tillväxt, besparingsmöjligheter eller förbättrad marknadsposition så kan planeringsprocessen stimulera till både ändamålsenlighet och effektivitet. En del av processen ska vara att ifrågasätta gamla sanningar och påvisa vad som är viktigt och inte.

Vilka nyckeltal mäter på bästa sätt hur väl vi närmar oss strategiska målsättningar? Vissa nyckeltal följer upp historisk prestation, andra fokuserar på processeffektivitet. De operativa mätetalen bör vara framåtriktade och mäta utvecklingen mot strategiska mål och verka för att motivera chefer och medarbetare i organisationen.

En bra utgångspunkt för att öka värdeskapandet i planeringsprocesserna är att se begreppet ”värde” utifrån tre olika perspektiv i planeringsprocessen – att behålla, styra och skapa värde.



Klicka på bilden för att se en större version

Behålla värde – underhålla och skydda befintliga värden i organisationen

I likhet med andra ekonomiprocesser så har planeringsprocessen ett kontrollerande syfte. Detta förutsätter en väldokumenterad och formaliserad process för arbetet som ska genomföras. Här spelar budgetkalendern en viktig roll för att koppla samman strategi- och verksamhetsplanering med budgetarbete, kapitalplanering och slutligt godkännande inom uppsatt tid. Lika viktigt är även korrekt allokerade och godkända operativa kostnader för att säkerställa att de hänger samman med de strategiska målsättningarna. Detta kan verka självklart, men är kritiskt för att organisationen ska behålla befintliga värden.

Styra värde – utveckla och analysera planer och avvikelser mot budget

Planeringsprocessen bör innehålla modeller för att underlätta ledningens arbete i att bedöma företagets finansiella hälsa och förstå dess position på marknaden. Modellerna skapar möjlighet att identifiera problem, göra operativa förändringar och relevanta uppdateringar av prognoser. Utifrån underlagen som produceras ska ledningen kunna fatta beslut som har en direkt påverkan på företagets möjligheter att prestera på marknaden och påvisa effekter av förändringar av pris, direkta kostnader, omkostnader och kostnadsstrukturer.

Denna cykel av att ”mäta”, ”analysera” och ”förbättra” ska vara kontinuerlig och möjliggöra för företaget att snabbt påverka värdeutvecklingen. Ett företag som gör detta löpande har större möjlighet att fortsätta att vara konkurrenskraftigt på en föränderlig marknad.

Skapa värde – utarbeta och investera i strategiska initiativ
Ett optimerat värdeskapande kräver att befintliga och planerade enskilda initiativ utvärderas baserat på förväntad avkastning och risk samt att de tillsammans möter ägarnas totala avkastningskrav. Planeringsprocessen ska bidra till att förklara hur stor del respektive investering bidrar till att nå målen.

Detta uppnås genom att planeringsprocessen innefattar en opartisk utvärdering av den enskilda finansiella effekt som respektive initiativ förväntas ha och inkludera dess påverkan i budgeten. Genom att utvärdera initiativen utifrån värde och risk är det möjligt att balansera strategiska investeringar (till exempel att bygga en ny fabrik för att komma åt en ny marknad) mot taktiska (till exempel att byta maskiner i en fabrik som dras med höga driftskostnader). Investeringsplanen bör sedan utgöras av de investeringar som skapar högsta möjliga värde med en accepterad risknivå.

Hur kan du skapa en värdedriven planeringsprocess?

Första steget är att analysera och bryta ner på vilket sätt värdet i verksamheten uppstår och hur värdeskapandet kan påverkas. Finns svaret i resultaträkningen, och är det tillväxt, marginal eller kostnadseffektivitet som är nyckeln? Eller handlar det i första hand om ett effektivt kapitalutnyttjande? Svaret varierar naturligtvis mellan företag och branscher, men oavsett vilken typ av företag och bransch så är det hög tid att bli medveten om var fokus ska ligga för att kunna påbörja resan mot en mer värdedriven process.

En planeringsprocess som förenar sättet att behålla, styra och skapa värde i en organisation gör det möjligt för företaget att behålla eller stärka sin position även i tuffare tider. Detta skapar goda förutsättningar för att vara i bästa möjliga form oavsett konjunktur.

Om skribenten: Anna Pontén är partner på Deloitte och CFOworlds expert inom områdena Finance Transformation, effektivisering av ekonomiprocesser och Shared Services. För frågor och kommentarer om krönikan, mejla gärna till cfoworld@idg.se